أخصائي خدمات مساندة

مقدمة

تسعى جمعية الوداد الخيرية لرعاية الأيتام إلى تعزيز كفاءة وفعالية عملياتها الإدارية واللوجستية من خلال توظيف أخصائي خدمات مساندة مؤهل، يتمتع بمهارات تنظيمية عالية وقدرة على إدارةMultiple المهام بكفاءة. يعمل هذا الموظف ضمن هيكل إداري متكامل، حيث يتولى مسؤوليات حيوية تشمل إدارة المركبات، وتنسيق رحلات العمل، وإدارة الشحنات البريدية، بالإضافة إلى متابعة صيانة المرافق العامة وضمان استمرارية الخدمات الأساسية مثل الاتصالات والطاقة والمياه. كما يتولى أخصائي خدمات مساندة مسؤولية توثيق العمليات المالية والإدارية، وضمان الامتثال للمعايير التنظيمية، مما يساهم في تعزيز بيئة عمل آمنة ومنظمة.

المسؤوليات الرئيسية

• إدارة المركبات:
  • إعداد قوائم شاملة لجميع المركبات التابعة للجمعية، بما في ذلك تفاصيل الصيانة والتكاليف المالية المرتبطة بها.
  • متابعة الفحوصات الدورية للمركبات وضمان تجديد رخص السير في المواعيد المحددة، بالتنسيق مع الفروع والمستخدمين.
  • التأكد من صلاحية تأمينات المركبات وتجديدها في الوقت المناسب.
  • تنفيذ إجراءات تجديد رخص السير عبر منصة «تم» بالتنسيق مع الجهات المعنية.
• تنسيق رحلات العمل:
  • استلام طلبات حجز رحلات العمل (طيران، قطار) والتأكد من اكتمال البيانات والنماذج المطلوبة (نموذج الانتداب، نموذج طلب حجز).
  • رفع الطلبات إلى الجهات المعتمدة لإصدار الحجوزات، مع التنسيق مع الموظفين لضمان توافق التوقيتات.
  • إصدار تذاكر السفر وحل أي مشكلات قد تنشأ مثل تعديل أو حذف الحجوزات.
  • إدارة جداول تكاليف الحجوزات وتسجيلها بشكل دوري.
  • رفع طلبات شراء إلى قسم المشتريات لسداد الفواتير، مع التأكد من مطابقة الفواتير مع عمليات الحجز.
• إدارة الشحنات البريدية:
  • تنسيق عمليات الشحنات بين الإدارات والفروع، وضمان سلامة العمليات اللوجستية مثل استلام وتوزيع البريد.
  • استلام طلبات إرسال الشحنات والتأكد من صحة البيانات والاعتمادات في نماذج الإرسال.
  • إصدار بوالص الشحن وتعبئة بيانات الشحنة، بالإضافة إلى تجهيزها للالتقاط وفقًا للمعايير المحددة.
  • إشعار الجهات المرسلة والمستقبلة بمحتويات الشحنة وبوليصة الشحن.
• إدارة صيانة المرافق العامة:
  • تنسيق أعمال الصيانة للمباني والمكاتب والمعدات، وضمان بيئة عمل آمنة وصحية.
  • استلام طلبات الصيانة ومراجعتها وتقييم الحالة، ثم رفعها إلى الجهات المختصة لتنفيذها.
  • متابعة تنفيذ أعمال الصيانة والتأكد من مطابقتها للمعايير المطلوبة.
  • إشعار الفروع بإنهاء أعمال الصيانة، ورفع طلبات شراء إلى قسم العقود والمشتريات لسداد التكاليف.
• إدارة الخدمات الأساسية:
  • إدارة الحسابات الرئيسية لخدمات الاتصالات (الهاتف والإنترنت ودوائر البيانات)، بما في ذلك إضافة أو إلغاء أو تعديل الخدمات بعد الحصول على الموافقات اللازمة.
  • توثيق الحسابات وإلغاء الخدمات غير المستخدمة لتخفيف العبء المالي على الجمعية.
  • متابعة سداد فواتير الخدمات الأساسية (مثل الكهرباء والمياه والاتصالات) وضمان عدم انقطاعها.
  • تزويد الإدارة المالية بالفواتير بشكل دوري عبر المنصات المعتمدة.
  • حل المشاكل الفنية للخدمات واقتراح حلول بديلة في حال حدوث انقطاعات لأي سبب.

المهارات والمؤهلات المطلوبة

يتطلب هذا المنصب من المرشح أن يتمتع بمؤهلات وخبرات تتناسب مع المسؤوليات الموكلة إليه. يجب أن يكون المتقدم حاصلاً على شهادة جامعية في إدارة الأعمال أو اللوجستيات أو أي مجال ذي صلة، بالإضافة إلى خبرة لا تقل عن ٣ سنوات في مجالات الإدارة اللوجستية أو الخدمات المساندة. كما يتعين على المرشح إتقان استخدام أنظمة إدارة المركبات، وبرمجيات الحجوزات، وأنظمة الشحن واللوجستيات. يجب أن يتمتع بقدرات تنظيمية قوية، ومهارات تواصل فعالة، وقدرة على العمل تحت الضغط وإدارة الأولويات بكفاءة.

المهارات الشخصية

• القدرة على العمل ضمن فريق متعدد التخصصات.
• مهارات حل المشكلات واتخاذ القرارات في الأوقات الحرجة.
• الدقة والانتباه للتفاصيل في إدارة العمليات المالية والإدارية.
• القدرة على التعامل مع البيانات الحساسة بسرية تامة.
• مهارات إدارة الوقت وتنظيم المهام بكفاءة.

المساهمة في تحقيق الأهداف الاستراتيجية

يلعب أخصائي خدمات مساندة دوراً حيوياً في دعم الأهداف الاستراتيجية لجمعية الوداد الخيرية من خلال ضمان سلاسة العمليات الإدارية واللوجستية. يساهم عمله في تحسين كفاءة استخدام الموارد، وتقليل التكاليف، وضمان استمرارية الخدمات الأساسية، مما يعزز من قدرة الجمعية على تقديم خدماتها لأيتامها بفعالية وجودة عالية. كما يساهم في تعزيز بيئة عمل آمنة ومنظمة، مما ينعكس إيجاباً على رضا الموظفين والمتعاملين مع الجمعية.