مساعد اداري

وصف الوظيفة

نحن في بوه مارت، الشركة الرائدة في قطاع التجزئة في جدة، المملكة العربية السعودية، نبحث عن مساعد إداري مؤهل للانضمام إلى فريقنا المتحمس لدعم العمليات الإدارية بكفاءة وفعالية. في هذا الدور الحيوي، ستعمل جنباً إلى جنب مع فريق الإدارة لتنفيذ المهام الإدارية اليومية، وضمان سير العمل بسلاسة، والمساهمة في تحقيق أهداف الشركة الاستراتيجية. نبحث عن شخص يتمتع بمهارات تنظيمية قوية، وقدرة على التعامل مع المهام المتعددة، والالتزام بأعلى معايير الاحترافية في بيئة عمل ديناميكية.

المسؤوليات الرئيسية

• تنظيم وإدارة الجداول الزمنية: إعداد الجداول الزمنية للمدراء والمسؤولين، وتنسيق المواعيد، وضمان عدم حدوث تعارضات، بالإضافة إلى إدارة الاجتماعات الداخلية والخارجية بكفاءة.
• إدارة الاتصالات: التعامل مع المكالمات الهاتفية والبريد الإلكتروني والرسائل الواردة، وتصنيفها حسب الأولوية، وتوجيهها إلى أصحاب العلاقة في الوقت المناسب، مع الحفاظ على سرية المعلومات الحساسة.
• إعداد الوثائق الإدارية: كتابة وتحرير ومراجعة التقارير الإدارية، والعقود، والمذكرات، والرسائل الرسمية، وضمان دقة المحتوى وسلامته اللغوية.
• تنظيم الاجتماعات والفعاليات: ترتيب الاجتماعات الداخلية والخارجية، وإعداد المواد اللازمة مثل العروض التقديمية، وجداول الأعمال، وتسجيل المحاضر بدقة.
• إدارة الملفات والسجلات: تنظيم وحفظ الملفات الورقية والإلكترونية، وضمان سهولة الوصول إليها عند الحاجة، مع الالتزام بسياسات الشركة وأنظمة إدارة الوثائق.
• دعم العمليات المالية الأساسية: تقديم الدعم في إعداد الفواتير، ومتابعة الدفعات، وإعداد التقارير المالية البسيطة، بالتعاون مع قسم المحاسبة.
• تنسيق السفر والترتيبات اللوجستية: ترتيب سفر الموظفين، وحجز التذاكر، وترتيب الإقامة، وضمان تلبية جميع المتطلبات اللوجستية قبل وأثناء الرحلات الرسمية.
• دعم فريق الإدارة: تقديم الدعم اللوجستي والفني لفريق الإدارة في تنفيذ المهام اليومية، وحل المشكلات الإدارية الطارئة، والمساهمة في تحسين العمليات الداخلية.

المؤهلات والخبرات المطلوبة

• التعليم: حاصل على شهادة دبلوم أو بكالوريوس في الإدارة أو المحاسبة أو أي مجال ذي صلة.
• الخبرة: خبرة لا تقل عن سنتين في مجال الإدارة أو السكرتارية أو الدعم الإداري، ويفضل أن تكون في بيئة تجارية أو شركة رائدة.
• المهارات التقنية: إتقان استخدام حزمة Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint)، ومعرفة أساسية بأنظمة إدارة الوثائق وبرامج البريد الإلكتروني.
• المهارات الشخصية:
  • القدرة على العمل تحت الضغط وإدارة المهام المتعددة بكفاءة.
  • مهارات اتصال كتابية وشفهية ممتازة باللغة العربية واللغة الإنجليزية.
  • الاهتمام بالتفاصيل والدقة في تنفيذ المهام.
  • القدرة على العمل ضمن فريق والتعاون مع مختلف الأقسام.
  • المرونة والقدرة على التكيف مع المتطلبات المتغيرة.
• المميزات الشخصية:
  • الالتزام بأخلاقيات العمل العالية والسرية التامة.
  • القدرة على حل المشكلات واتخاذ المبادرات عند الضرورة.
  • الاهتمام بتطوير المهارات الشخصية والمهنية من خلال التدريب المستمر.

مزايا العرض الوظيفي

نقدم لحامل هذا المنصب بيئة عمل محفزة وداعمة، بالإضافة إلى مزايا تنافسية تشمل:

• راتب تنافسي يتوافق مع السوق المحلي والإقليمي.
• فرص تطوير مهني من خلال برامج التدريب والتأهيل.
• بيئة عمل آمنة وصحية مع التأمين الطبي الشامل.
• إجازات سنوية مدفوعة الأجر، وأيام مرضية، وإجازات رسمية حسب النظام السعودي.
• فرص للتفاعل مع فريق عمل متحمس ومتنوع الثقافات.
• المشاركة في الفعاليات والأنشطة الاجتماعية التي تنظمها الشركة.

لمحة عن الشركة

بوه مارت هي شركة رائدة في قطاع التجزئة في المملكة العربية السعودية، تتميز بسمعتها الممتازة في تقديم منتجات عالية الجودة وخدمات استثنائية لعملائها. نلتزم بتقديم تجربة تسوق فريدة من خلال فريق عمل متحمس وابتكاري، ونؤمن بأن نجاحنا يعزى إلى التفاني في العمل والتعاون الجماعي. انضم إلينا وكن جزءاً من فريق يسعى جاهداً لتحقيق التميز والريادة في السوق.