Project Administrator (منسق إداري للمشروع)

وصف الوظيفة

نبحث عن Project Administrator (منسق إداري للمشروع) متميز للانضمام إلى فريقنا، حيث يلعب هذا الدور دوراً حيوياً في ضمان سير العمليات الإدارية والمالية للمشروع بسلاسة وكفاءة. будет ответственным за управление всеми официальными коммуникациями، документами и процессами, обеспечивая прозрачность, своевременность и соответствие требованиям проекта. будет работать в тесном контакте с различными подразделениями, включая инженерные, финансовые и административные команды, обеспечивая эффективное взаимодействие и соблюдение установленных сроков.

المسؤوليات الرئيسية

• إدارة المراسلات الرسمية: تنسيق جميع الخطابات، رسائل البريد الإلكتروني، والمذكرات الصادرة والواردة، مع ضمان متابعة الردود في الوقت المحدد ودون تأخير، مما يساهم في تعزيز الشفافية والامتثال للإجراءات الإدارية.
• توثيق وأرشفة المستندات: إعداد وتحديث سجلات دقيقة لجميع الوثائق الفنية والإدارية، بما في ذلك المخططات، التقارير، محاضر الاجتماعات، وطلبات التغيير، وفق نظام أرشفة منظم وسهل الاسترجاع، مما يضمن سهولة الوصول إلى المعلومات عند الحاجة.
• إعداد التقارير الدورية: جمع البيانات اللازمة من الفرق الهندسية والإدارية، وإعداد تقارير أسبوعية وشهرية شاملة حول تقدم المشروع، وتقديمها إلى الإدارة وصناع القرار لاتخاذ القرارات الاستراتيجية في الوقت المناسب.
• إدارة الاجتماعات: إعداد محاضر الاجتماعات بدقة، وتوزيعها على جميع الأطراف المعنية، ومتابعة تنفيذ البنود والإجراءات المتفق عليها، مع التأكد من أن جميع الأطراف على دراية بمسؤولياتها والتزاماتها.
• إدارة السجلات المركزية: تحديث السجل المركزي للمراسلات والمستندات (Correspondence Log / Document Register) بشكل دوري، مع الحفاظ على أرقام مرجعية واضحة ودقيقة، مما يسهل تتبع جميع الوثائق والمتطلبات الإدارية.
• تنسيق التواصل بين الأطراف: العمل كجسر اتصال فعال بين المالك، الاستشاري، المقاول، والموردين، لضمان انسيابية تبادل المعلومات وسرعة التواصل، مما يقلل من المخاطر ويحسن كفاءة المشروع.
• متابعة الجداول الزمنية: رصد الجداول الزمنية للمشروع، والتذكير بالمواعيد النهائية الخاصة بالتسليمات والمتطلبات الإدارية، مما يساعد في تجنب التأخيرات وضمان الامتثال للمواعيد المحددة.
• الدعم الإداري: تقديم الدعم الإداري لفريق المشروع من خلال تنفيذ المهام الإضافية ذات الصلة، وفقاً لاحتياجات العمل، مع الحرص على تحقيق أعلى مستويات الكفاءة والفعالية.

المؤهلات والخبرات المطلوبة

• المؤهل العلمي: الحصول على درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، أو إدارة الجودة، أو الهندسة، أو أي تخصص ذي صلة من جامعة معترف بها.
• الخبرة العملية: خبرة لا تقل عن سنة إلى سنتين في وظيفة مماثلة، ويفضل أن تكون ضمن بيئة مشاريع هندسية أو إنشائية، مما يوفر فهمًا عميقًا للعمليات الإدارية والمتطلبات الفنية للمشاريع.
• المهارات التقنية: إجادة استخدام حزمة برامج Microsoft Office، وبشكل خاص Excel وWord، مع القدرة على إعداد تقارير متقدمة وتحليل البيانات بكفاءة.
• أنظمة إدارة المستندات: الإلمام بأنظمة إدارة المستندات مثل Aconex أو SharePoint أو أي أنظمة مماثلة، مما يسهل عملية أرشفة الوثائق وتبادلها بين الأطراف المعنية.
• المهارات اللغوية: مهارات ممتازة في إعداد المراسلات والتقارير باللغة العربية والإنجليزية، مع القدرة على التواصل بفعالية مع جميع الأطراف المعنية.
• المهارات الشخصية: مستوى عالٍ من الدقة والتنظيم، والقدرة على إدارة الأولويات والعمل تحت ضغط المواعيد النهائية، مع مهارات تواصل وتنسيق فعالة للعمل مع فرق متعددة التخصصات.

المهارات الأساسية

• إدارة الوثائق والتنظيم: القدرة على تنظيم الوثائق والمستندات بشكل منهجي، مع الحرص على الحفاظ على سرية المعلومات وسلامتها.
• مهارات التواصل والتنسيق: القدرة على التواصل بفعالية مع جميع الأطراف المعنية، وضمان تبادل المعلومات بشكل سلس وشفاف.
• إدارة الوقت والالتزام بالمواعيد: القدرة على إدارة الوقت بفعالية، والالتزام بالمواعيد النهائية، مع الحرص على تقديم النتائج في الوقت المحدد.
• إعداد التقارير والمتابعة: القدرة على إعداد تقارير شاملة ودقيقة، ومتابعة تنفيذ الإجراءات والبنود المتفق عليها.
• الاهتمام بالتفاصيل وحل المشكلات: القدرة على تحديد المشكلات المحتملة واتخاذ الإجراءات اللازمة لحلها قبل أن تؤثر على سير المشروع.
• العمل بروح الفريق: القدرة على العمل بفعالية ضمن فريق متعدد التخصصات، مع الحرص على تعزيز التعاون والتواصل بين جميع الأطراف.