مدير أو مديرة مكتب الرئيس التنفيذي ومسؤلة شؤون الموظفين

مقدمة

نحن نبحث عن مدير/مديرة مكتب الرئيس التنفيذي ومسؤولة شؤون الموظفين للعمل في مقرنا بالرياض، المملكة العربية السعودية. ستتولى هذه الوظيفة دوراً حيوياً في دعم الرئيس التنفيذي في إدارة أعماله اليومية، وتنظيم العمليات الإدارية، وضمان تطبيق سياسات الموارد البشرية بكفاءة وفعالية. يتطلب هذا المنصب مهارات تنظيمية استثنائية، وقدرة على التعامل مع المهام المتعددة، بالإضافة إلى التزام تام بالأنظمة واللوائح المحلية والدولية.

الهدف الرئيسي من الوظيفة

تهدف هذه الوظيفة إلى توفير الدعم الإداري والتنفيذي الشامل للرئيس التنفيذي، مع التركيز على إدارة شؤون الموظفين وضمان بيئة عمل منظمة ومتوافقة مع التشريعات المعمول بها. ستعمل على تعزيز كفاءة العمليات الإدارية، وتنظيم العلاقات الداخلية والخارجية، وضمان تطبيق سياسات الموارد البشرية بما يحقق أهداف المؤسسة.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

أولاً: مهام إدارة مكتب الرئيس التنفيذي

• تنظيم الجدول الزمني: إدارة جدول مواعيد الرئيس التنفيذي وتنسيق الاجتماعات الداخلية والخارجية بما يضمن تنفيذ المهام بكفاءة.
• تنسيق المراسلات: إعداد وإدارة المراسلات الرسمية (خطابات، رسائل إلكترونية، تقارير) وضمان دقة محتواها وسرعة تسليمها.
• إعداد المحاضر والمتابعة: كتابة محاضر الاجتماعات بدقة، ومتابعة تنفيذ القرارات والتوصيات الصادرة عنها.
• استقبال الزوار والعملاء: تقديم الدعم اللازم للزوار والعملاء، وضمان تقديم تجربة احترافية ومتميزة.
• إدارة الملفات والأرشفة: حفظ وتنظيم الملفات والوثائق الخاصة بمكتب الرئيس التنفيذي بما يضمن سهولة الوصول إليها.
• تنسيق العلاقات الداخلية: العمل كجسر اتصال بين الإدارة العليا وباقي الإدارات والأقسام لضمان تنسيق العمليات وتوحيد الجهود.

ثانياً: مهام إدارة شؤون الموظفين

• إدارة سجلات الموظفين: الإشراف على ملفات الموظفين (العقود، الإجازات، الحضور والانصراف) وضمان تحديثها بشكل دوري.
• إجراءات التوظيف والانتهاء: متابعة إجراءات التوظيف وإنهاء الخدمات وفقاً لسياسات الشركة واللوائح القانونية.
• إعداد مسيرات الرواتب: التنسيق مع الإدارة المالية لإعداد مسيرات الرواتب وضمان دقة ودفعها في المواعيد المحددة.
• متابعة العقود والتأمينات: الإشراف على تجديد الإقامات، التأمينات، والعقود الخاصة بالموظفين وفقاً للأنظمة المعمول بها.
• ضمان الانضباط الوظيفي: التأكد من التزام الموظفين باللوائح الداخلية وأنظمة العمل، واتخاذ الإجراءات اللازمة في حال حدوث أي مخالفات.
• تنظيم برامج التدريب والتطوير: تخطيط وتنفيذ برامج التدريب الداخلي والخارجي لرفع كفاءة الموظفين وتطوير مهاراتهم.
• تقييم أداء الموظفين: متابعة تقييم أداء الموظفين بشكل دوري، ورفع التوصيات اللازمة لتحسين الأداء أو التطوير الوظيفي.
• حل الخلافات الوظيفية: معالجة شكاوى الموظفين وحل الخلافات بما يضمن بيئة عمل إيجابية ومستدامة.

المؤهلات والخبرات المطلوبة

• المؤهل العلمي: الحصول على درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، الموارد البشرية، أو ما يعادلها من التخصصات ذات الصلة.
• الخبرة العملية: خبرة لا تقل عن 3 إلى 5 سنوات في مجالات الإدارة العامة أو الموارد البشرية، مع تفضيل خبرة سابقة في بيئات عمل مماثلة.
• المهارات الفنية: إتقان استخدام برامج الأوفيس (Word, Excel, PowerPoint) بدرجة متقدمة، مع معرفة جيدة بأنظمة العمل والموارد البشرية في المملكة العربية السعودية.
• المهارات الشخصية: امتلاك مهارات تنظيمية عالية، وقدرة على التعامل مع المهام المتعددة تحت ضغط، بالإضافة إلى مهارات اتصال وتواصل ممتازة.
• اللغة: إتقان اللغة العربية واللغة الإنجليزية كتابةً وتحدثاً.
• التفضيلات: تفضل مرشحي المملكة العربية السعودية، مع إمكانية النظر في المرشحين من جنسيات أخرى الذين يمتلكون الخبرة المطلوبة.

المهارات الإضافية (ميزة)

تعتبر المهارات التالية ميزة إضافية للمرشحين:

• إتقان استخدام أنظمة إدارة علاقات العملاء (CRM).
• خبرة في تنسيق العلاقات مع العملاء والموردين.
• قدرة على العمل في بيئات متعددة الثقافات والتكيف مع التغيرات التنظيمية.