Executive Assistant

وصف الوظيفة

نحن نبحث عن مساعد/ة تنفيذي/ة ذو/ذات خبرة في السوق السعودي للانضمام إلى فريقنا المتنامي في شركة رائدة تعمل في مجالات متعددة، وتتميز بتوسعها المستمر في المملكة العربية السعودية. يقع مقر العمل في مدينة جدة، حيث نبحث عن شخصية متميزة قادرة على دعم الإدارة العليا بكفاءة وفعالية من خلال إدارة المهام الإدارية والمحاسبية، بالإضافة إلى التعامل مع المنصات الحكومية والموردين بكفاءة.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

• الإدارة والمحاسبة: تنفيذ الأعمال الإدارية والمحاسبية بدقة، بما في ذلك إعداد التقارير المالية الأساسية، ومراجعة الفواتير، ومتابعة السجلات المالية، وضمان الالتزام بالإجراءات الداخلية والخارجية.
• التعامل مع المنصات الحكومية: إدارة جميع المعاملات الحكومية عبر المنصات الإلكترونية المعتمدة مثل منصة قوى، مقيم، بلدي، الزكاة والضريبة والجمارك، أبشر أعمال، وغيرها، مع ضمان الالتزام بالمواعيد القانونية والإجراءات المطلوبة.
• دراسة السوق وتحليل البيانات: إجراء دراسات سوقية دورية لتحليل الاتجاهات والمنافسة، وتقديم تقارير مفصلة تدعم اتخاذ القرارات الاستراتيجية، مع القدرة على تحليل البيانات البسيطة باستخدام أدوات مثل Excel.
• إدارة المشتريات والموردين: متابعة المشتريات المحلية، والتفاوض مع الموردين، وضمان تسليم المنتجات والخدمات في الوقت المحدد، مع الحفاظ على سجلات دقيقة للطلبات والعقود.
• متابعة شؤون الموارد البشرية: دعم قسم الموارد البشرية في متابعة إجراءات التوظيف، وإعداد العقود، ومتابعة الإجازات، وضمان التزام الشركة بأنظمة العمل السعودية.
• التواصل الإداري: إعداد المراسلات الرسمية باللغة العربية والإنجليزية، وإدارة البريد الإلكتروني، وتنسيق الاجتماعات، وضمان تدفق المعلومات بين الأقسام المختلفة.
• إدارة الملفات والسجلات: تنظيم الملفات الإلكترونية والورقية، وضمان حفظها بطريقة آمنة وسهلة الوصول، مع الالتزام بسياسات الشركة في إدارة الوثائق الحساسة.

المتطلبات الأساسية

• الخبرة: خبرة لا تقل عن 3 سنوات في السوق السعودي، مع إثبات القدرة على التعامل مع بيئة الأعمال المحلية بفعالية.
• المعرفة بالمنصات الحكومية: خبرة عملية في التعامل مع المنصات الإلكترونية الحكومية مثل قوى، مقيم، بلدي، الزكاة والضريبة والجمارك، أبشر أعمال، وغيرها من الأنظمة المتعلقة بالأعمال التجارية في المملكة.
• المحاسبة والإدارة: خلفية قوية في الأعمال المحاسبية والإدارية، بما في ذلك إعداد التقارير المالية الأساسية، وإدارة السجلات، وضمان الدقة في العمليات المالية.
• المشتريات والموردين: خبرة في إدارة المشتريات المحلية، والتفاوض مع الموردين، وضمان جودة المنتجات والخدمات المقدمة.
• الموارد البشرية: معرفة بإجراءات الموارد البشرية، بما في ذلك العقود، والإجازات، والتوظيف، مع القدرة على دعم الفريق في هذه الجوانب.
• مهارات تقنية: إجادة استخدام الحاسب الآلي، بما في ذلك برامج Word وExcel والبريد الإلكتروني، بالإضافة إلى إدارة الملفات الإلكترونية بفعالية.
• اللغات: إجادة ممتازة للغة الإنجليزية، مع القدرة على التواصل الكتابي والشفهي باحترافية.
• مهارات التواصل: القدرة على بناء علاقات عمل قوية مع مختلف الأطراف، بما في ذلك الإدارة العليا، والموردين، وزملاء العمل، والعملاء.
• رخصة القيادة: وجود رخصة قيادة سعودية سارية (يفضل).

مزايا العمل معنا

نقدم بيئة عمل محفزة وديناميكية، مع فرص للنمو المهني والتطوير الشخصي. كما نحرص على تقديم مزايا تنافسية تشمل:

• رواتب مجزية تتناسب مع الخبرة والمؤهلات.
• فرص للتطوير المهني من خلال التدريب والدورات المتخصصة.
• بيئة عمل داعمة ومرنة تلبي احتياجات الموظفين.
• موقع العمل في مدينة جدة، مع سهولة الوصول إلى المرافق الحيوية.

إذا كنت تمتلك الخبرة والمهارات المطلوبة للانضمام إلى فريقنا، فنحن نتطلع إلى استقبال طلبك. يرجى تقديم سيرتك الذاتية مع مراعاة ذكر خبراتك ذات الصلة بالمنصات الحكومية والسوق السعودي.