سكرتير تنفيذي

وصف الوظيفة

تسعى شركة صبك الجسور (Sabk Aljusore Company) في مدينة الرس، المملكة العربية السعودية، إلى تعيين سكرتير تنفيذي متميز للانضمام إلى فريقها الإداري. يتمتع هذا الموظف بمهارات تنظيمية وإدارية عالية، ويلعب دوراً حيوياً في دعم الإدارة العليا وضمان سير العمليات اليومية بسلاسة وكفاءة. يتولى السكرتير التنفيذي مسؤوليات متعددة تتطلب الدقة والاحترافية، بما في ذلك إدارة الجداول الزمنية، وتنسيق الاجتماعات، وضمان التواصل الفعال بين مختلف الأقسام والإدارات داخل الشركة.

المسؤوليات الرئيسية

• إدارة الجداول الزمنية: تنظيم وتنسيق الجداول الزمنية للمدراء التنفيذيين، بما في ذلك تحديد المواعيد، وحجز الرحلات، وتنظيم الاجتماعات الداخلية والخارجية، وضمان عدم وجود تعارضات في المواعيد.
• تنسيق الاجتماعات: إعداد جداول الاجتماعات، وإعداد الوثائق اللازمة مثل جداول الأعمال، والمذكرات، والتقارير، وضمان توفر جميع المواد المطلوبة قبل بدء الاجتماعات. كما يتولى مسؤولية تسجيل محاضر الاجتماعات وتوزيعها على الأطراف المعنية.
• إدارة الاتصالات: التعامل مع المكالمات الهاتفية والرسائل الإلكترونية والخطابات الرسمية، وضمان وصولها إلى أصحابها في الوقت المناسب. كما يتولى مسؤولية استقبال الزوار والعملاء وتوجيههم إلى الجهات المختصة داخل الشركة.
• إعداد التقارير والمستندات: إعداد التقارير الإدارية والمالية، وكتابة المراسلات الرسمية، وتنسيق الوثائق القانونية والإدارية، وضمان دقة وسلامة جميع المستندات قبل تقديمها إلى الإدارة العليا.
• تنظيم الرحلات والسفر: ترتيب الرحلات الداخلية والخارجية للمدراء التنفيذيين، بما في ذلك حجز التذاكر، وترتيب الإقامة، وتنسيق وسائل النقل، وضمان سلامة جميع الترتيبات قبل السفر.
• إدارة الملفات والسجلات: تنظيم وحفظ الملفات والسجلات الإدارية والمالية، وضمان سهولة الوصول إليها عند الحاجة. كما يتولى مسؤولية تحديث قواعد البيانات الإلكترونية وتوثيق جميع العمليات الإدارية.
• دعم الإدارة العليا: تقديم الدعم الإداري واللوجستي للإدارة العليا، بما في ذلك إعداد العروض التقديمية، وتحليل البيانات، وإعداد التقارير الدورية، وضمان تنفيذ جميع التعليمات والمهام الموكلة إليهم بكفاءة.
• التواصل مع الأطراف الخارجية: تمثيل الشركة في بعض الأحيان أثناء غياب الإدارة العليا، والتواصل مع العملاء والشركاء التجاريين، وضمان تقديم صورة احترافية للشركة في جميع التفاعلات الخارجية.

المؤهلات والخبرات المطلوبة

• التعليم: الحصول على شهادة جامعية في تخصص الإدارة أو الإدارة العامة أو أي تخصص ذي صلة. تفضل الشركة الحصول على شهادة في المحاسبة أو القانون إذا كانت الوظيفة تتطلب ذلك.
• الخبرة: لا تقل عن 3 سنوات من الخبرة في مجال السكرتارية التنفيذية أو السكرتارية الإدارية في بيئة عمل مشابهة. تفضل الشركة المرشحين الذين لديهم خبرة سابقة في قطاع الصناعة أو الشركات الكبرى.
• المهارات اللغوية: إجادة اللغة العربية واللغة الإنجليزية بطلاقة، مع القدرة على الكتابة والتحدث باحترافية. تفضل الشركة المرشحين الذين لديهم معرفة بلغة ثالثة مثل الفرنسية أو الإسبانية.
• المهارات التقنية: إتقان استخدام الحزم المكتبية مثل Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) وبرامج إدارة البريد الإلكتروني مثل Outlook. تفضل الشركة المرشحين الذين لديهم خبرة في استخدام أنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية.
• المهارات الشخصية: القدرة على العمل تحت الضغط، وتنظيم الوقت بفعالية، والاهتمام بالتفاصيل، والقدرة على التعامل مع المواقف الصعبة بحكمة واحترافية. كما يجب أن يتمتع الموظف بمهارات تواصل قوية وقدرة على العمل ضمن فريق.
• الصفات الشخصية: الدقة، والالتزام، والموثوقية، والقدرة على الحفاظ على السرية التامة للمعلومات الحساسة. كما يجب أن يتمتع الموظف بروح المبادرة والقدرة على اتخاذ القرارات السريعة عند الحاجة.

المزايا والعروض المقدمة

تقدم شركة صبك الجسور (Sabk Aljusore Company) حزمة مزايا تنافسية تشمل راتب تنافسي يتناسب مع الخبرة والمؤهلات، بالإضافة إلى تأمين صحي شامل للموظف ولأفراد أسرته. كما تشمل المزايا إجازات سنوية مدفوعة الأجر، وإجازات مرضية، وبرامج تدريبية مستمرة لتطوير المهارات، وفرص الترقية داخل الشركة. كما يتمتع الموظف ببيئة عمل محفزة وداعمة تشجع على الإبداع والابتكار.