Executive Secretary

وصف الوظيفة

تسعى إحدى الشركات الرائدة في مدينة الرياض إلى تعزيز فريقها الإداري من خلال استقطاب سكرتير/ة تنفيذي/ة (Executive Secretary) ذو/ة كفاءة عالية، يتمتع/ت بمهارات إدارية وتنظيمية متميزة، للمساهمة في دعم العمليات اليومية بكفاءة واحترافية.

المسؤوليات الرئيسية

• تنظيم وإدارة المواعيد والاجتماعات اليومية والسنوية، بما في ذلك إعداد الجداول الزمنية وضمان الالتزام بها.
• إعداد ومراجعة الوثائق الرسمية والمراسلات الداخلية والخارجية، مع التأكد من دقة المحتوى وسلامته اللغوية.
• تنسيق الاتصالات بين الإدارة العليا والعملاء والشركاء التجاريين، بما في ذلك الرد على المكالمات والرسائل الإلكترونية بشكل محترف.
• إدارة الملفات والسجلات الإدارية، وضمان حفظها بشكل منظم وسهل الوصول إليه عند الحاجة.
• دعم المديرين التنفيذيين في إعداد التقارير والمستندات اللازمة، مع مراعاة الدقة والتنسيق في تقديمها.
• تنظيم الرحلات الرسمية والداخلية، بما في ذلك حجز التذاكر وتأمين الإقامة وتنسيق المواعيد مع الجهات المعنية.
• إدارة العمليات الإدارية المتعلقة بالموارد البشرية، مثل إعداد العقود أو الوثائق المتعلقة بالموظفين، وفقاً للسياسات الداخلية للشركة.
• التأكد من توفير بيئة عمل منظمة وفعالة، بما في ذلك إعداد المكاتب والاجتماعات، وضمان توفر جميع المستلزمات اللازمة.

المتطلبات والمؤهلات

• خبرة عملية لا تقل عن سنتين في مجال السكرتارية التنفيذية أو في أدوار مماثلة، مع إثبات القدرة على التعامل مع المسؤوليات الإدارية المعقدة.
• إجادة اللغة الإنجليزية بمستوى ممتاز، سواءً في التحدث أو الكتابة، مع القدرة على التواصل بفعالية مع الأطراف الدولية والمحلية.
• مهارات متقدمة في إدارة الوقت والتنظيم، مع القدرة على التعامل مع المهام المتعددة تحت ضغط الوقت.
• إتقان استخدام برامج Microsoft Office، بما في ذلك Word وExcel وPowerPoint، بالإضافة إلى أدوات إدارة البريد الإلكتروني مثل Outlook.
• مهارات تواصل قوية، سواءً مع الإدارة العليا أو مع فريق العمل أو العملاء، مع القدرة على تقديم الدعم باحترافية.
• القدرة على العمل بشكل مستقل مع الحد الأدنى من الإشراف، مع الالتزام بمعايير السرية والمهنية.
• الاهتمام بالتفاصيل والدقة في إعداد الوثائق والمستندات، مع القدرة على التعرف على الأخطاء وتصحيحها قبل تقديمها.
• المرونة في التعامل مع التغييرات الطارئة، مع القدرة على التكيف مع بيئة عمل ديناميكية.

المميزات والمزايا

توفر الشركة بيئة عمل محفزة وداعمة، بالإضافة إلى مزايا تنافسية تشمل:

• رواتب مجزية تتناسب مع الخبرة والمؤهلات.
• فرص تطوير مهني من خلال التدريب المستمر والدورات المتخصصة.
• بيئة عمل حديثة ومجهزة بأحدث التقنيات.
• مزايا اجتماعية وصحية شاملة.
• فرص للنمو الوظيفي في بيئة عمل دولية.

مقر العمل

الرياض، المملكة العربية السعودية.