سكرتير تنفيذي
الوصف الوظيفي
وصف الوظيفة
تعلن شركة ألفهد، الرائدة في قطاعها والمتميزة بتقديم حلول إدارية متكاملة، عن حاجتها إلى سكرتير تنفيذي محترف للانضمام إلى فريقها في مدينة جدة. يتمتع هذا الدور بأهمية بالغة في دعم الإدارة العليا وضمان سير العمليات الإدارية بسلاسة وكفاءة عالية. يعمل السكرتير التنفيذي كشريك استراتيجي للقادة التنفيذيين، حيث يتولى مسؤوليات حيوية تشمل إدارة الجداول الزمنية، وتنسيق الاجتماعات، وضمان التواصل الفعال بين الأقسام المختلفة داخل الشركة وخارجها.
المسؤوليات الرئيسية
- إدارة الجداول الزمنية: تنظيم وتنسيق الجداول اليومية والأسبوعية والشهرية للمديرين التنفيذيين، وضمان عدم وجود تعارضات في المواعيد، مع مراعاة الأولويات والأهداف الاستراتيجية للشركة.
- تنسيق الاجتماعات: إعداد جداول الاجتماعات الداخلية والخارجية، وإرسال الدعوات، وتوفير الوثائق اللازمة، وتسجيل محاضر الاجتماعات بدقة، ومتابعة تنفيذ القرارات المتخذة.
- إدارة الاتصالات: التعامل مع المكالمات الهاتفية والرسائل الإلكترونية والوثائق الرسمية، وضمان وصولها إلى أصحابها في الوقت المناسب، مع الحفاظ على سرية المعلومات الحساسة.
- إعداد التقارير والمستندات: إعداد التقارير الإدارية والمالية، وكتابة المراسلات الرسمية، وتنسيق الوثائق القانونية والإدارية، وضمان دقة المحتوى وسلامته اللغوية.
- تنظيم الرحلات والسفر: ترتيب رحلات العمل المحلية والدولية، بما في ذلك حجز التذاكر، وترتيب الإقامة، وتوفير جميع المستلزمات اللازمة، مع متابعة تحديثات السفر وتعديلها حسب الحاجة.
- دعم العمليات الإدارية: تقديم الدعم اللوجستي والإداري لفريق الإدارة العليا، بما في ذلك إعداد العروض التقديمية، وتنظيم الفعاليات، وإدارة المستودعات والمخازن الخاصة بالإدارة.
- مراقبة المهام والمتابعة: متابعة تنفيذ المهام الموكلة إلى الإدارات المختلفة، وضمان الالتزام بالمواعيد النهائية، وتقديم تقارير دورية حول سير العمل إلى الإدارة العليا.
- إدارة العلاقات العامة: تمثيل الشركة في بعض المناسبات الرسمية، وتنسيق اللقاءات مع العملاء والشركاء الاستراتيجيين، وضمان تقديم صورة إيجابية واحترافية عن الشركة.
المؤهلات والخبرات المطلوبة
للشاغر هذا، نبحث عن مرشح يمتلك المؤهلات التالية:
- التعليم: حاصل على درجة البكالوريوس في الإدارة العامة، أو إدارة الأعمال، أو أي تخصص ذي صلة، مع تفضيل الحاصلين على شهادات مهنية مثل CPS أو CAP.
- الخبرة: لا تقل عن 3 سنوات في مجال السكرتارية التنفيذية أو في أدوار مماثلة، مع خبرة مثبتة في دعم الإدارة العليا في بيئات عمل ديناميكية.
- المهارات اللغوية: إجادة اللغة العربية واللغة الإنجليزية بطلاقة، مع القدرة على التواصل بفعالية كتابةً وشفاهةً.
- المهارات التقنية: proficiency في استخدام حزم Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) وبرامج إدارة الجداول مثل Outlook وGoogle Calendar، بالإضافة إلى القدرة على التعامل مع أنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية.
- المهارات الشخصية: القدرة على العمل تحت الضغط، والتفكير التنظيمي، والانتباه للتفاصيل، ومهارات التواصل الفعال، والقدرة على العمل ضمن فريق متعدد الثقافات.
- الصفات الشخصية: الالتزام، والمصداقية، والاحترافية، والقدرة على الحفاظ على السرية، والقدرة على التكيف مع المتطلبات المتغيرة.
المزايا والتسهيلات
نقدم لحامل هذا المنصب بيئة عمل محفزة ومميزة، تشمل:
- راتب تنافسي ومزايا مالية تتناسب مع الخبرة والمؤهلات.
- فرص تطوير مهني من خلال برامج التدريب والدورات المتخصصة.
- بيئة عمل داعمة ومرنة، مع فرص للتقدم الوظيفي داخل الشركة.
- تأمينات صحية وشاملة للموظف وأسرته.
- إجازات سنوية مدفوعة الأجر، وإجازات مرضية، وإجازات خاصة حسب سياسة الشركة.
- فرص المشاركة في الفعاليات الاجتماعية والثقافية التي تنظمها الشركة.
لمحة عن الشركة
شركة ألفهد هي مؤسسة رائدة في قطاعها، تتميز بتقديم حلول إدارية واستشارية متكاملة تلبي احتياجات العملاء في مختلف القطاعات. تلتزم الشركة بتطبيق أعلى معايير الجودة والاحترافية، وتسعى جاهدة لتعزيز مكانتها كشريك موثوق به في السوق. نؤمن في ألفهد بأن رأس المال البشري هو حجر الأساس لنجاحنا، ولذلك نولي أهمية كبيرة لتطوير مهارات موظفينا ودعمهم لتحقيق طموحاتهم المهنية.
يمكن أن يرتكب الذكاء الاصطناعي أخطاءً.