سكرتيرة تنفيذية

نبذة عامة عن الدور

تتولى السكرتيرة التنفيذية في شركة مسار الرمال، الواقعة في بريدة، المملكة العربية السعودية، دوراً حيوياً في دعم الإدارة العليا وضمان سير العمليات الإدارية بسلاسة ودقة. تعمل السكرتيرة التنفيذية كجسر أساسي بين القادة التنفيذيين والموظفين والعملاء، مما يساهم في تعزيز الكفاءة التنظيمية وتحقيق الأهداف الاستراتيجية للشركة. تتطلب هذه الوظيفة مهارات تنظيمية متقدمة، واهتماماً بالتفاصيل، وقدرة على التكيف مع بيئة عمل ديناميكية ومتطلبة.

المسؤوليات الرئيسية

• الإدارة والتنظيم: إعداد الجداول الزمنية والاجتماعات للمدراء التنفيذيين، وضمان تنظيمها بكفاءة، بما في ذلك حجز القاعات وتجهيز الوثائق اللازمة. كما تشمل المسؤولية إدارة البريد الإلكتروني والرسائل الهاتفية، وتصنيفها حسب الأولوية، وضمان الردود في الوقت المناسب.
• دعم اتخاذ القرار: إعداد التقارير الإدارية والمالية، وتحليل البيانات الأساسية، وتقديمها للمدراء التنفيذيين لدعم اتخاذ القرارات الاستراتيجية. كما تشمل المسؤولية متابعة المشاريع قيد التنفيذ، وتقديم تحديثات دورية حول التقدم والإنجازات.
• التمثيل الخارجي: تمثيل الشركة أمام العملاء والشركاء التجاريين في الاجتماعات والاجتماعات الرسمية، مع الحفاظ على صورة احترافية للشركة. تشمل المسؤولية أيضاً استقبال الزوار وتوجيههم إلى الجهات المختصة داخل الشركة.
• إدارة الوثائق والسجلات: تنظيم وحفظ الوثائق الرسمية والسجلات الإدارية، بما في ذلك العقود والتقارير، وضمان الامتثال للقوانين واللوائح الداخلية والخارجية. كما تشمل المسؤولية إعداد وتحديث قواعد البيانات الإدارية، وضمان سهولة الوصول إلى المعلومات عند الحاجة.
• تنسيق السفر والترتيبات اللوجستية: ترتيب السفر الداخلي والدولي للمدراء التنفيذيين، بما في ذلك حجز التذاكر، وترتيب الإقامة، وتنسيق المواصلات، وضمان عدم وجود أي عوائق أثناء السفر.
• المساهمة في الفعاليات الداخلية والخارجية: المشاركة في تنظيم الفعاليات الداخلية مثل الاجتماعات السنوية أو ورش العمل، بالإضافة إلى الفعاليات الخارجية مثل المؤتمرات أو المعارض التجارية. تشمل المسؤولية إعداد المواد الدعائية، وتنسيق الحضور، وضمان نجاح الفعالية من جميع الجوانب.

المؤهلات والخبرات المطلوبة

• التعليم: الحصول على شهادة جامعية في إدارة الأعمال، أو الإدارة العامة، أو أي تخصص ذي صلة. تفضل الشركات حصول المتقدمين على شهادة في السكرتارية التنفيذية أو دورات تدريبية متخصصة في هذا المجال.
• الخبرة: خبرة لا تقل عن 3 إلى 5 سنوات في مجال السكرتارية التنفيذية أو الدعم الإداري، مع تفضيل خبرة سابقة في بيئة عمل مماثلة أو في قطاع الأعمال الخاص. يجب أن يكون المتقدم قادراً على إثبات مهاراته في إدارة الوقت والمهام المتعددة.
• المهارات الفنية: إتقان استخدام برامج Microsoft Office، وخاصة Word وExcel وPowerPoint، بالإضافة إلى proficiency في استخدام أنظمة إدارة البريد الإلكتروني مثل Outlook. تفضل الشركات معرفة جيدة بأنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية.
• المهارات الشخصية: القدرة على العمل تحت الضغط، والتفكير النقدي، وحل المشكلات بفعالية. يجب أن تتمتع السكرتيرة التنفيذية بمهارات اتصال ممتازة، سواء كانت شفهية أو كتابية، بالإضافة إلى القدرة على العمل بشكل مستقل وضمن فريق.
• اللغات: إتقان اللغة العربية واللغة الإنجليزية بدرجة ممتازة، مع القدرة على التواصل بفعالية في بيئة عمل متعددة الثقافات. تفضل الشركات القدرة على التحدث بلغات إضافية مثل الفرنسية أو الإسبانية.
• الصفات الشخصية: الدقة، والاهتمام بالتفاصيل، والقدرة على الحفاظ على السرية التامة، والاحترافية في المظهر والسلوك. يجب أن تكون السكرتيرة التنفيذية قادرة على التكيف مع التغييرات السريعة في بيئة العمل.

المزايا والعروض

تقدم شركة مسار الرمال مجموعة من المزايا التنافسية التي تشمل راتباً تنافسياً وفقاً للخبرة والمؤهلات، بالإضافة إلى حزمة تأمين صحي شامل للموظف وذويه. كما تشمل المزايا إجازات سنوية مدفوعة الأجر، و Days sick leave، وبرامج تدريبية مستمرة لتطوير المهارات. بالإضافة إلى ذلك، توفر الشركة بيئة عمل محفزة وداعمة، مع فرص للتطوير الوظيفي والنمو المهني داخل الشركة.