مسؤول الوثائق و السكرتاريه

نبذة عن الدور

تعدّ وظيفة مسؤول الوثائق و السكرتارية دورًا حيويًا في ضمان سير العمليات الإدارية والمعلوماتية بسلاسة داخل المنظمة. يتولى هذا الدور مسؤولية إدارة الوثائق والسجلات بطريقة منظمة، تضمن سهولة الوصول إليها في أي وقت، بالإضافة إلى تقديم الدعم الإداري والتواصل الفعّال بين الإدارات المختلفة. يهدف هذا الدور إلى تعزيز كفاءة العمل الداخلي من خلال ضمان دقة الوثائق، سريتها، وتوثيق جميع العمليات بشكل منهجي.

المسؤوليات الرئيسية

يتضمن دور مسؤول الوثائق و السكرتارية مجموعة من المسؤوليات الأساسية تهدف إلى ضمان سير العمليات الإدارية بفعالية وشفافية:

• إدارة نظام الوثائق: تنظيم أرشفة جميع الوثائق والسجلات الشركة من خلال نظام تخطيط موارد المنشأة (ERP)، مع ضمان ترقيم الوثائق وضبط الإصدارات بشكل منهجي. متابعة جميع المستندات المرسلة والمستلمة، بما في ذلك طلبات الاستفسار الفنية (RFIs) والمراسلات الداخلية والخارجية.
• ضمان الأمان والوصول: الحفاظ على أمان الوثائق الحساسة والمشاريع الداخلية، مع توفير آليات سهلة للرجوع إليها عند الحاجة، بما يتوافق مع معايير الشركة في مجال إدارة المعلومات.
• تنسيق العمليات الإدارية: إعداد وتوثيق محاضر الاجتماعات بدقة، بالإضافة إلى تنظيم الاجتماعات وتوزيع المهام بين الإدارات المختلفة. استقبال المراسلات وتوزيعها بشكل فعال، مع التأكد من تسليمها إلى المستلم المناسب في الوقت المحدد.
• إعداد التقارير: إعداد تقارير دورية تفصيلية عن حالة الوثائق والمستندات المقدمة، بالإضافة إلى المعاملات الجارية، لتقديم رؤى واضحة لإدارة الشركة.
• الدعم الإداري: تقديم الدعم الكامل للفريق من خلال إدارة المراسلات الرسمية وصياغتها، بالإضافة إلى تقديم الدعم اللوجستي والإداري في مختلف العمليات اليومية.
• الالتزام بالسرية: الحفاظ على سرية جميع الوثائق والمعلومات الحساسة للشركة والمشاريع، وفقًا لسياسات الشركة وقوانين حماية البيانات.

المتطلبات والقدرات المطلوبة

للتأهل لهذا الدور، يجب على المرشح أن يتوفر على:

• الخبرة التقنية: خبرة سابقة في إدارة أنظمة تخطيط موارد المنشأة (ERP)، مع تفضيل خبرة في نظام Microsoft Dynamics. إجادة استخدام برامج Microsoft Office، بما في ذلك Word وExcel وOutlook، مع القدرة على استخدامها بكفاءة في إعداد الوثائق والتقارير.
• المهارات اللغوية: إجادة جيدة للغة الإنجليزية، سواء في التحدث أو الكتابة، لتسهيل التواصل مع الإدارات المحلية والدولية.
• الشهادات المهنية: تفضيل الحصول على شهادة إدارة المشاريع الاحترافية (PMP)، مما يعزز القدرة على إدارة العمليات بكفاءة.
• المهارات الشخصية: مهارات تنظيمية وتواصلية ممتازة، مع دقة عالية في العمل والالتزام بالمواعيد النهائية. القدرة على العمل تحت ضغط وتقديم نتائج عالية الجودة.
• الامتثال للشروط: بالنسبة للمتقدمين غير السعوديين، يشترط وجود إقامة سارية وقابلة لنقل الكفالة. يجب على المرشح القدرة على المباشرة في الدور أو خلال فترة قصيرة.

طريقة التقديم

يرجى إرسال السيرة الذاتية عبر البريد الإلكتروني على العنوان التالي: [email protected]. يجب كتابة المسمى الوظيفي (مسؤول الوثائق والسكرتارية) في عنوان البريد (Subject)، حيث لن يتم النظر في أي طلبات لا يتطابق عنوانها مع المسمى المعلن. ننصح بتقديم طلبك بأسرع وقت ممكن لضمان النظر فيه وفقًا للجدول الزمني المحدّد.