سكرتيرة تنفيذية

وصف الوظيفة

تسعى شركة Eastern Idea for General Contracting، العاملة في الدمام بالمملكة العربية السعودية، إلى تعيين سكرتيرة تنفيذية مؤهلة وذات خبرة للعمل ضمن فريق الإدارة العليا. ستتولى هذه الوظيفة دوراً حيوياً في دعم العمليات الإدارية والتنظيمية، مما يساهم في تعزيز كفاءة العمل وزيادة الإنتاجية. يتوقع من المرشح الناجح أن يتمتع بمهارات اتصال قوية، وقدرة على إدارة الوقت بفعالية، بالإضافة إلى القدرة على التعامل مع المهام المتعددة في بيئة عمل ديناميكية.

المسؤوليات الرئيسية

• تقديم الدعم الإداري والتنفيذي لفريق الإدارة العليا، بما في ذلك إعداد التقارير والمستندات اللازمة.
• تنظيم وإدارة الجداول الزمنية للمديرين التنفيذيين، وضمان عدم حدوث أي تعارضات في المواعيد.
• إعداد ومراجعة المراسلات الرسمية، بما في ذلك الرسائل الإلكترونية والخطابات، والتأكد من دقة المحتوى وسلامته اللغوية.
• تنسيق الاجتماعات الداخلية والخارجية، بما في ذلك إعداد جداول الأعمال، وتسجيل المحاضر، ومتابعة تنفيذ القرارات.
• إدارة الاتصالات الهاتفية والبريد الإلكتروني، وضمان توجيهها إلى الجهات المختصة في الوقت المناسب.
• تنظيم الرحلات والسفرات الرسمية للمديرين التنفيذيين، بما في ذلك حجز التذاكر، وترتيب الإقامة، وإعداد جداول السفر.
• إدارة الملفات والسجلات الإدارية، وضمان حفظها بشكل منظم وسهل الوصول إليه.
• تنفيذ المهام الإدارية الأخرى التي قد تُطلب من قبل الإدارة العليا، بما في ذلك إعداد العروض التقديمية والمستندات المالية.

المؤهلات والخبرات المطلوبة

• حصول المرشح على شهادة جامعية في الإدارة أو الإدارة العامة أو أي مجال ذي صلة.
• خبرة لا تقل عن ٣ سنوات في مجال السكرتارية التنفيذية أو في أدوار إدارية مماثلة.
• إتقان استخدام برامج Microsoft Office، وخاصة Word وExcel وPowerPoint، بالإضافة إلى مهارات استخدام البريد الإلكتروني.
• مهارات اتصال كتابية وشفهية ممتازة باللغة العربية واللغة الإنجليزية، مع القدرة على كتابة التقارير والمراسلات بدقة.
• قدرة على العمل تحت الضغط وإدارة المهام المتعددة بفعالية.
• مهارات تنظيمية قوية وقدرة على إدارة الوقت بفعالية.
• القدرة على العمل بشكل مستقل وضمن فريق، مع الالتزام بمعايير السرية والخصوصية.
• المرونة في التعامل مع التغييرات والتكيف مع المتطلبات المتغيرة في بيئة العمل.

المميزات الإضافية

• الخبرة في قطاع المقاولات أو البناء تعتبر ميزة إضافية.
• القدرة على استخدام أنظمة إدارة المشاريع مثل MS Project أو Primavera.
• القدرة على التعامل مع العملاء والموردين باحترافية.

فرص النمو والتطوير

توفر الشركة بيئة عمل محفزة تدعم النمو المهني، مع فرص للتطوير والتدريب المستمر. ستتاح للمرشح الناجح فرصة المشاركة في دورات تدريبية متخصصة لتعزيز مهاراته في مجالات الإدارة والسكرتارية، مما يساهم في تطوير مسيرته المهنية داخل الشركة.