مساعدة تنفيذية مديرة عمليات

نظرة عامة عن الدور

نحن في سعينا الدائم لتعزيز كفاءة وفعالية عملياتنا، نبحث عن شخصية تنفيذية ذات كفاءة عالية تجمع بين التنظيم الدقيق، الحضور المهني المميز، وقدرة فائقة على إدارة العمليات اليومية متعددة الأبعاد. ستلعب المرشحة دوراً محورياً كشريك تنفيذي مقرب من الإدارة العليا، حيث ستتولى مسؤولية دعم وتحسين سير العمل، وتنسيق فرق العمل المتنوعة، وتعزيز تجربة العملاء والشركاء من خلال نهج استراتيجي وعملي. سيتمثل دورك في ضمان تنفيذ العمليات التشغيلية بسلاسة وفعالية، مع التركيز على تحقيق الأهداف الاستراتيجية للشركة من خلال إدارة متكاملة للموارد والعمليات.

المسؤوليات الرئيسية

• إدارة الجداول الزمنية والتنسيق التنفيذي: تنظيم أجندة الإدارة التنفيذية، بما في ذلك جدولة المواعيد والاجتماعات الداخلية والخارجية، وتنسيق الزيارات الرسمية، وإدارة الملفات ذات الأولوية لضمان سير العمليات بسلاسة ودقة.
• الإشراف على العمليات التشغيلية: مراقبة ومراجعة جاهزية المرافق في مواقع الشركة، وضمان التزام جميع الخدمات بالمعايير التشغيلية المحددة، مع التركيز على جودة الأداء ورضا العملاء.
• تنسيق فرق العمل: إدارة وتوجيه فرق الاستقبال، المبيعات، خدمة العملاء، والتشغيل، من خلال متابعة الأداء اليومي، رفع الملاحظات والتوصيات إلى الإدارة، وضمان تنفيذ المهام وفقاً للمعايير المطلوبة.
• المتابعة الإدارية والمالية: الإشراف على العقود، عمليات التجديد، عروض الأسعار، الملفات الإدارية، والالتزامات التشغيلية، بالإضافة إلى متابعة الفواتير، التحصيلات، المصروفات، وإعداد التقارير الدورية اللازمة.
• دعم منظومة المبيعات: المساهمة في تعزيز أداء المبيعات من خلال متابعة العملاء المحتملين، تنظيم مسار الفرص التجارية، ومتابعة العروض المقدمة والعقود الموقعة حتى إغلاقها بنجاح.
• إدارة العلاقات الخارجية: تمثيل الشركة في التواصل المهني مع العملاء، الشركاء، الموردين، والجهات الحكومية، وضمان الحفاظ على علاقات قوية ومستدامة تعزز من مكانة الشركة في السوق.
• إعداد التقارير والتحليلات: إعداد تقارير تنفيذية وتشغيلية شاملة، متابعة مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs)، وضمان تنفيذ القرارات الإدارية بفعالية، مع تقديم توصيات استراتيجية لتحسين الأداء.
• دعم الموارد البشرية: المساهمة في إدارة شؤون الموظفين من خلال تنظيم ملفاتهم، متابعة سجلات الحضور، تنسيق إجراءات المقابلات، وإدارة عمليات الانضمام إلى الفريق، بما يضمن بيئة عمل منظمة وفعالة.
• تنظيم الفعاليات والزيارات: المساهمة في تخطيط وتنظيم الفعاليات المهمة، اجتماعات الشركاء، والزيارات الرسمية، مع ضمان تلبية جميع المتطلبات اللوجستية والتنظيمية لتحقيق أهداف الفعالية.
• تحسين العمليات الداخلية: تطوير الإجراءات الداخلية واقتراح حلول عملية تهدف إلى رفع كفاءة التشغيل، تحسين تجربة العملاء والموظفين، وتعزيز جودة الخدمات المقدمة من قبل الشركة.

المؤهلات والخبرات المطلوبة

• الخبرة العملية: لا تقل عن 3 سنوات في مجالات المساعدة التنفيذية أو إدارة العمليات، مع إثبات القدرة على التعامل مع مهام متعددة ومعقدة في بيئات عمل ديناميكية.
• المهارات اللغوية: إجادة ممتازة للغة الإنجليزية، كتابةً ومحادثةً، مع القدرة على إدارة المراسلات الرسمية والاجتماعات المهنية باحترافية عالية.
• المهارات التنظيمية: قدرة استثنائية على التنظيم، المتابعة الدقيقة، إدارة الوقت بفعالية، وترتيب الأولويات وفقاً لأهمية المهام والنتائج المتوقعة.
• القدرة على العمل تحت الضغط: إثبات القدرة على إدارة مهام وملفات متعددة في وقت واحد مع الحفاظ على الدقة والكفاءة، حتى في ظل الضغوط الزمنية أو التحديات التشغيلية.
• الشخصية القيادية: شخصية لبقة، استباقية، قادرة على حل المشكلات واتخاذ المبادرة، مع مهارات تواصل قوية تمكنك من بناء علاقات عمل فعالة داخل الشركة وخارجها.
• فهم العمليات التجارية: معرفة عملية بالعقود، المتابعة المالية، وإدارة علاقات العملاء، مع القدرة على تطبيق هذه المعرفة في بيئة عمل حقيقية.
• إتقان الأدوات التكنولوجية: خبرة جيدة في استخدام أدوات الذكاء الاصطناعي وأدوات الإنتاجية المختلفة لتسريع الإنجاز، إعداد التقارير، تنظيم المعلومات، وتحسين سير العمل. إجادة استخدام Microsoft Office أو Google Workspace ومنصات إدارة العمل والتواصل مثل Asana أو Trello.
• الرغبة في التطور: التزام حقيقي بالتطوير المهني المستمر، التعلم من الخبرات، والنمو ضمن بيئة عمل طموحة وسريعة التطور، مع القدرة على التكيف مع التغيرات والتحديات الجديدة.
• الخبرة المفضلة: وجود خبرة سابقة في العمل مع الشركات الناشئة أو في بيئات عمل ديناميكية تتطلب مرونة عالية وقدرة على التكيف السريع.

المزايا والفرص

ستكون هذه الفرصة فرصة مثالية للمرشحين الطموحين الذين يسعون إلى المساهمة في بيئة عمل محفزة، حيث ستتاح لهم الفرصة لتطوير مهاراتهم القيادية، اكتساب خبرات متنوعة، والمساهمة في نجاح الشركة من خلال دورهم الاستراتيجي. ستوفر الشركة بيئة عمل داعمة تشجع على الابتكار، التعلم المستمر، والمساهمة الفعالة في تحقيق الأهداف الاستراتيجية.