منسق إداري للمشاريع

منسق إداري للمشاريع – مسؤولية استراتيجية في إدارة العمليات الإدارية للمشاريع الهندسية والإنشائية

نحن نبحث عن منسق إداري متميز ليدير العمليات الإدارية والموثقة للمشاريع الهندسية والإنشائية، مع التركيز على الدقة والتنظيم لضمان سير المشروع بسلاسة وتوفّر جميع المستندات اللازمة في الوقت المناسب. هذا الدور مناسب للمواطنين السعوديين الذين يسعون لتطوير مهاراتهم في إدارة المشاريع مع ضمان التزامهم بالمتطلبات القانونية والإدارية الشاملة.

المهام والمسؤوليات الرئيسية:

ستكون مسؤوليتك الأساسية هي ضمان سير العمليات الإدارية بفعالية عبر جميع مراحل المشروع، من التخطيط والتنفيذ وحتى الإغلاق. ستعمل على:

• إدارة المراسلات الرسمية: تنظيم جميع المراسلات الواردة والصادرة، بما في ذلك الخطابات الإلكترونية والوثائق الرسمية، مع متابعة الردود عليها ضمن المواعيد الزمنية المحددة لضمان التواصل الفعّال مع جميع الأطراف ذات العلاقة.
• توثيق وتسجيل المستندات: أرشفة جميع المستندات الفنية والإدارية، مثل المخططات، التقارير، محاضر الاجتماعات، وطلبات التغيير، وفق نظام أرشفة متكامل وسهل الاسترجاع، مع الحفاظ على دقة المعلومات ومراجعتها.
• إعداد التقارير الدورية: إعداد تقارير أسبوعية وشهرية تفصيلية حول تقدم المشروع، بالتنسيق مع الفرق الهندسية، وتقديمها إلى الإدارة وصناع القرار لدعم اتخاذ القرارات الاستراتيجية.
• تنظيم الاجتماعات: إعداد محاضر الاجتماعات، وتوزيعها على جميع الأطراف المعنية، بالإضافة إلى متابعة تنفيذ البنود والإجراءات المتفق عليها لضمان الالتزام بالخطط المحددة.
• إدارة سجل المراسلات: تحديث السجل المركزي للمستندات والمراسلات (Correspondence Log)، مع ضمان استخدام أرقام مرجعية دقيقة ومتسلسلة لتسهيل تتبع العمليات.
• التنسيق بين الأطراف: التواصل المستمر مع المالك، الاستشاري، المقاول، والموردين لضمان تبادل المعلومات بسلاسة وفعالية، مع حل أي تعارضات قد تنشأ.
• متابعة الجداول الزمنية: تتبع المواعيد النهائية للتسليمات والإجراءات الإدارية، وتذكير الفرق المعنية بالمواعيد الحرجة لضمان عدم تأخر أي مرحلة من مراحل المشروع.
• دعم فريق المشروع: تقديم الدعم الإداري الكامل لفريق العمل، بما في ذلك تنفيذ مهام إضافية حسب الحاجة، لضمان تحقيق أهداف المشروع بنجاح.

المؤهلات والمتطلبات:

للتقدم لهذا الدور، يجب أن تتوفر لديك:

• التعليم: درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، أو الجودة، أو تخصص ذي صلة بالمجال الإداري أو الهندسي. يفضل أن يكون الخبرة السابقة في مجال إدارة المشاريع الهندسية أو الإنشائية.
• الخبرة: خبرة عملية في وظيفة مماثلة، مع معرفة عميقة بنظم إدارة المشاريع ونظرياتها.
• المهارات التقنية: إجادة استخدام برامج Microsoft Office، خاصة Excel وWord، بالإضافة إلى الإلمام بأنظمة إدارة المستندات مثل Aconex أو SharePoint أو أنظمة مماثلة.
• اللغات: مهارات ممتازة في إعداد المراسلات والتقارير باللغة العربية والإنجليزية، مع القدرة على التواصل بفعالية مع فرق متعددة التخصصات.
• المهارات الشخصية: مستوى عالٍ من الدقة والتنظيم، مع القدرة على إدارة الأولويات والعمل تحت ضغط المواعيد النهائية. يجب أن تتمتع بقدرة عالية على حل المشكلات والتفكير الاستراتيجي.
• مهارات التواصل: قدرات قوية في التواصل والتنسيق مع جميع الأطراف، بما في ذلك العمل مع فرق متعددة التخصصات لضمان تحقيق الأهداف المشتركة.

المهارات الأساسية المطلوبة:

• إدارة الوثائق والتنظيم الإداري.
• التواصل الفعّال والتنسيق بين الفرق.
• إدارة الوقت والتزام بالمواعيد النهائية.
• إعداد التقارير وتحليل البيانات.
• الاهتمام بالتفاصيل وحل المشكلات بفعالية.
• العمل بروح الفريق والتعاون مع جميع الأطراف.

هذا الدور مثالي للمهنيين الذين يسعون لتطوير مهاراتهم في إدارة المشاريع مع ضمان الالتزام بالمتطلبات القانونية والإدارية الشاملة، وذلك في بيئة عمل ديناميكية ومبتكرة.