Executive Secretary / Planning & Support Specialist

مرحبًا بكم في شركة صِنَاعَات

نبحث عن سكرتير تنفيذي / أخصائي دعم إداري يتمتع بمهارات تنظيمية عالية لتقديم الدعم الإداري والتنسيقي لعدد من الإدارات المختلفة، والمساهمة في ضمان سير الأعمال بكفاءة واحترافية. هذا المنصب يوفر فرصة للتعامل المباشر مع الإدارة العليا والمشاركة في الأعمال التشغيلية والتنسيقية بين مختلف الإدارات، مما يسهم في تطوير المهارات المهنية واكتساب خبرات عملية متنوعة ضمن بيئة عمل احترافية وداعمة للنمو والتطوير.

المهام والمسؤوليات الرئيسية:

• إدارة الجداول الزمنية والمواعيد والاجتماعات وترتيبات السفر عند الحاجة.
• إعداد المراسلات والتقارير والعروض التقديمية والوثائق الإدارية باحترافية ودقة.
• تنسيق الاجتماعات وإعداد جداول الأعمال وتوثيق المحاضر ومتابعة تنفيذ القرارات والإجراءات المتفق عليها.
• إدارة الوثائق والسجلات وضمان حفظها وتنظيمها وسهولة استرجاعها عند الحاجة.
• التنسيق مع الإدارات المختلفة ومتابعة الطلبات والمعاملات الإدارية لضمان إنجازها في الوقت المناسب.
• إعداد التقارير التنفيذية والعروض التقديمية الموجهة للإدارة العليا.
• متابعة قرارات الاجتماعات وخطط العمل والتنسيق مع الجهات المعنية لضمان التنفيذ الفعال وتحقيق المستهدفات.
• دعم وتنظيم اجتماعات الإدارة العليا ومجالس الإدارة واللجان المختلفة وفق أعلى معايير الاحترافية والسرية.
• دعم الأنشطة والفعاليات والزيارات الرسمية والتنسيق مع الأطراف ذات العلاقة عند الحاجة.
• المحافظة على سرية المعلومات والتعامل بمهنية عالية مع مختلف الجهات الداخلية والخارجية.
• أداء أي مهام أخرى ذات صلة بطبيعة العمل وفق توجيهات الإدارة.

المؤهلات والخبرات المطلوبة:

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو الإدارة المكتبية أو السكرتارية التنفيذية أو أي تخصص ذي صلة.
• خبرة لا تقل عن 3 إلى 5 سنوات في أعمال السكرتارية التنفيذية أو الدعم الإداري أو المساندة التنفيذية.
• إجادة استخدام تطبيقات Microsoft Office، بما في ذلك Word وExcel وPowerPoint وOutlook.
• إجادة اللغتين العربية والإنجليزية تحدثًا وكتابة.
• مهارات عالية في التنظيم والتنسيق وإدارة الوقت وتحديد الأولويات.
• مهارات ممتازة في التواصل والمتابعة والعمل ضمن بيئة عمل سريعة ومتعددة المهام.
• يفضل وجود خبرة سابقة في دعم الرؤساء التنفيذيين أو الإدارة العليا أو مديري الإدارات.
• يفضل وجود خبرة في بيئات مؤسسية أو في قطاعات الإنشاءات أو الصناعة أو الهندسة أو القطاعات المشابهة.
• يفضل وجود خبرة أو معرفة عملية في مجالات الموارد البشرية أو تقنية المعلومات أو المراجعة الداخلية أو الوظائف المؤسسية ذات العلاقة.
• يفضل الإلمام أو الخبرة العملية في أنظمة تخطيط موارد المنشآت (ERP) أو أنظمة الموارد البشرية.

ملاحظة:

قد يتم تعيين المرشحين في إدارات مختلفة بناءً على احتياجات العمل والمؤهلات والخبرات ذات الصلة.

بيئة العمل مهيأة لذوي الاحتياجات الخاصة