سكرتير/ سكرتيرة تنفيذية

وصف الوظيفة

تعلن شركة محمد طه عبدالقادر السقاف عن توفر منصب شاغر لوظيفة سكرتير/ سكرتيرة تنفيذية، وذلك للعمل ضمن فريق محترف في بيئة عمل ديناميكية وداعمة. تهدف هذه الوظيفة إلى دعم الإدارة العليا وتنفيذ المهام الإدارية بكفاءة عالية، مما يساهم في تعزيز كفاءة العمل وفعاليته داخل الشركة. يتولى حامل هذا المنصب مسؤولية إدارة العمليات الإدارية اليومية، وضمان سير العمل بسلاسة ودقة، مع الالتزام بأعلى معايير السرية والمهنية.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

• إدارة المواعيد والاجتماعات: تنظيم الجداول الزمنية للمديرين التنفيذيين، وضمان عدم تداخل المواعيد، وتنسيق الاجتماعات الداخلية والخارجية بما يضمن تحقيق الأهداف المرجوة.
• إعداد المراسلات والتقارير: صياغة المراسلات الرسمية والتقارير الإدارية، والتأكد من دقتها ووضوحها قبل تقديمها إلى الإدارة العليا أو الجهات الخارجية.
• متابعة الأعمال الإدارية: التنسيق بين الإدارات المختلفة داخل الشركة، وضمان تنفيذ المهام الإدارية في الوقت المحدد، مع تقديم الدعم اللازم للإدارات الأخرى عند الحاجة.
• إدارة الاتصالات: التعامل مع الاتصالات الواردة والصادرة، بما في ذلك المكالمات الهاتفية والرسائل الإلكترونية، وضمان توجيهها إلى الجهات المعنية في الوقت المناسب.
• تنظيم الملفات والوثائق: حفظ وتنظيم الملفات والوثائق الإدارية بشكل منهجي، سواءً كانت ورقية أو إلكترونية، وضمان سهولة الوصول إليها عند الحاجة.
• تنفيذ المهام الإدارية الأخرى: القيام بأي مهام إدارية أخرى تتعلق بالمنصب، بما في ذلك إعداد العروض التقديمية أو تحليل البيانات الإدارية، بناءً على طلب الإدارة العليا.

المؤهلات والخبرات المطلوبة

• المؤهل العلمي: الحصول على درجة الدبلوم أو البكالوريوس في تخصص الإدارة أو أي مجال ذي صلة، مع إمكانية قبول المتقدمين الحاصلين على مؤهلات معادلة معترف بها.
• الخبرة العملية: خبرة سابقة في مجال السكرتارية التنفيذية أو في وظائف إدارية مماثلة، مع تفضيل المتقدمين ذوي الخبرة في بيئة عمل مماثلة.
• المهارات التقنية: إجادة استخدام برامج Microsoft Office، خاصةً Word وExcel وPowerPoint، بالإضافة إلى القدرة على التعامل مع الأنظمة الإدارية الإلكترونية.
• المهارات الشخصية: امتلاك مهارات اتصال وتواصل ممتازة، سواءً باللغة العربية أو الإنجليزية، مع القدرة على إدارة الوقت بفعالية والعمل تحت ضغوط الوقت.
• الصفات الشخصية: القدرة على الحفاظ على السرية التامة للمعلومات الحساسة، بالإضافة إلى مهارات تنظيمية عالية وقدرة على العمل ضمن فريق.

الشروط العامة

يجب أن يتمتع المتقدم للمنصب بمهارات قيادية واضحة، وقدرة على التعامل مع المواقف الطارئة بفعالية، بالإضافة إلى القدرة على إدارة الأولويات وتنفيذ المهام في الوقت المحدد. كما يتوقع من حامل المنصب أن يكون قادراً على التكيف مع بيئة عمل متغيرة، وأن يتمتع بروح المبادرة وحل المشكلات.

طريقة التقديم

للمتقدمين الذين تتوفر لديهم المؤهلات والخبرات المطلوبة، نرحب بإرسال السيرة الذاتية المحدثة عبر البريد الإلكتروني التالي: [email protected]، مع كتابة [مسمى الوظيفة] في عنوان الرسالة. سيتم مراجعة الطلبات المقدمة بعناية، وسيتم التواصل مع المرشحين المؤهلين فقط للمقابلة الشخصية.