سكرتير تنفيذي

نبذة عامة عن الدور

نبحث عن سكرتير تنفيذي متميز للانضمام إلى فريق عملنا في اسم الشركة محجوب من قبل صاحب العمل، located in المرسلات، الرياض، السعودية. يلعب هذا الدور دوراً حيوياً في دعم الإدارة العليا وتنظيم العمليات الإدارية بفعالية، مما يساهم في تعزيز كفاءة العمل وزيادة إنتاجية الفريق. يتحمل السكرتير التنفيذي مسؤوليات واسعة تشمل إدارة الاتصالات، وتنظيم الجداول الزمنية، وإعداد التقارير، وضمان سير العمليات اليومية بسلاسة.

المسؤوليات الرئيسية

• إدارة الاتصالات: التعامل مع المكالمات الهاتفية والرسائل الإلكترونية والخطابات الرسمية، وضمان وصول المعلومات الحيوية إلى أصحاب القرار في الوقت المناسب.
• تنظيم الجداول الزمنية: إعداد وجدولة الاجتماعات الداخلية والخارجية، وتنسيق المواعيد مع كبار المسؤولين والعملاء والشركاء التجاريين.
• إعداد الوثائق والمستندات: كتابة التقارير الإدارية، والرسائل الرسمية، والعقود، والمذكرات، مع مراعاة الدقة والاحترافية في الصياغة.
• تنظيم الرحلات والسفر: ترتيب السفر الداخلي والدولي، بما في ذلك حجوزات الطيران والفنادق، وضمان تلبية جميع المتطلبات قبل وأثناء السفر.
• إدارة الملفات والسجلات: الحفاظ على نظام أرشفة منظم للمستندات والوثائق الهامة، وضمان سهولة الوصول إليها عند الحاجة.
• دعم الإدارة العليا: تقديم الدعم اللوجستي والإداري لفريق الإدارة، بما في ذلك إعداد العروض التقديمية، وتحليل البيانات، وإعداد الجداول المالية الأساسية.
• تنسيق الفعاليات: المساهمة في تنظيم الفعاليات والمؤتمرات، بما في ذلك إعداد الدعوات، وتنسيق اللوجستيات، وضمان نجاح الفعالية.
• إدارة العلاقات العامة: تمثيل الشركة في بعض المناسبات، وضمانMaintaining علاقات مهنية قوية مع العملاء والشركاء التجاريين.

المؤهلات والخبرات المطلوبة

• خبرة لا تقل عن 3 سنوات في مجال السكرتارية التنفيذية أوRoles مماثلة في بيئات عمل احترافية.
• إتقان اللغة العربية واللغة الإنجليزية بشكل ممتاز، مع القدرة على كتابة التقارير والرسائل الرسمية بلغتين.
• مهارات تنظيمية عالية وقدرة على إدارة الوقت بفعالية، مع الالتزام بالمواعيد النهائية.
• إلمام ببرامج Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) بدرجة متقدمة، بالإضافة إلى معرفة أساسية بأنظمة إدارة العلاقات مع العملاء (CRM) إذا لزم الأمر.
• مهارات اتصال وتمثيل ممتازة، مع القدرة على التعامل مع مختلف الأطراف باحترافية ولباقة.
• الاهتمام بالتفاصيل والدقة في إعداد الوثائق والمستندات، مع القدرة على العمل تحت الضغط وحل المشكلات بفعالية.
• شهادة جامعية في تخصص الإدارة أو الإدارة العامة أو أي مجال ذي صلة (يفضل ولكن ليس إلزاميا).
• القدرة على العمل ضمن فريق والتعاون مع مختلف الأقسام، مع تحمل المسؤولية الكاملة عن المهام المسندة.

المهارات الشخصية

نبحث عن مرشح يتمتع بصفات شخصية تعزز من دوره كسكرتير تنفيذي، بما في ذلك:

• الاحترافية والأناقة في المظهر والسلوك، مع القدرة على تمثيل الشركة بتميز في جميع المناسبات.
• المرونة والتكيف مع المتغيرات في بيئة العمل، والقدرة على التعامل مع المواقف الطارئة بهدوء.
• الذكاء العاطفي والقدرة على التعامل مع مختلف الشخصيات باحترام ولباقة.
• الاهتمام بالتعلم المستمر والقدرة على تطوير المهارات الإدارية واللغوية بما يتناسب مع متطلبات العمل.

مزايا العرض الوظيفي

نقدم لحامل هذا المنصب بيئة عمل محفزة وداعمة، مع مزايا تنافسية تشمل:

• راتب تنافسي يتناسب مع الخبرة والمؤهلات.
• فرص تطوير مهني من خلال دورات تدريبية وورش عمل.
• تأمين صحي شامل للموظف ولأفراد أسرته (إن وجد).
• إجازات سنوية مدفوعة الأجر بالإضافة إلى إجازات رسمية.
• بيئة عمل متقدمة مجهزة بأحدث التقنيات والأدوات اللازمة لأداء المهام بفعالية.
• فرص للتفاعل مع فريق عمل محترف ومتعاون، مما يساهم في النمو الشخصي والمهني.