سكرتير

نبذة عامة عن الوظيفة

تعتبر وظيفة سكرتير من الأدوار الحيوية في أي مؤسسة، حيث تمثل العمود الفقري للدعم الإداري والتنظيمي. يتولى السكرتير مسؤولية تقديم الدعم الفاعل للمسؤول المباشر من خلال إدارة وتنسيق الأنشطة الإدارية اليومية، مما يساهم في تعزيز كفاءة العمل وسلامة العمليات التنظيمية. يتطلب هذا الدور مهارات تنظيمية متقدمة، وقدرة على التعامل مع المهام المتعددة بكفاءة ودقة، بالإضافة إلى الالتزام التام بسياسات المؤسسة وأنظمتها الداخلية.

المسؤوليات الرئيسية

• تنسيق الأنشطة الإدارية: تقديم الدعم الكامل للمسؤول المباشر من خلال إدارة وتنظيم المهام الإدارية الأساسية، بما في ذلك جدولة الاجتماعات وتنظيمها، وإعداد الجداول الزمنية، وضمان توافقها مع جدول أعمال المسؤول المباشر وأصحاب المصلحة المعنيين.
• إدارة الاتصالات: تنظيم وتوجيه المكالمات الهاتفية، بما في ذلك إعداد المكالمات الجماعية، وضمان وصول الرسائل الهامة إلى المسؤول المباشر في الوقت المناسب. كما يشمل ذلك إدارة البريد والمراسلات الواردة والصادرة، وضمان معالجتها وفقًا لأولويات العمل.
• تنظيم السفر والترتيبات اللوجستية: إعداد حجوزات السفر اللازمة، وتنسيق الترتيبات المتعلقة بالسفر والإقامة، وضمان تلبية جميع المتطلبات اللوجستية قبل وأثناء الرحلات الرسمية.
• إعداد الوثائق والمعلومات: جمع وتنظيم الملفات والمعلومات اللازمة للمسؤول المباشر قبل الاجتماعات الرئيسية، وضمان توفر جميع الوثائق المطلوبة بشكل منظم وسهل الوصول إليه. كما يشمل ذلك إعداد وصياغة محاضر الاجتماعات بدقة، وتسجيل الحضور، وضمان مواءمة الأجندة مع أهداف الاجتماع.
• إدارة الموارد المكتبية: التأكد من توفر اللوازم المكتبية اللازمة، وتنسيق خدمات الصيانة والتنظيف للمكتب، وضمان بيئة عمل نظيفة ومنظمة. كما يشمل ذلك دعم خدمات الضيافة في المكتب، مثل إعداد المساحات لاستقبال الضيوف أو الزوار.
• الالتزام بسياسات المؤسسة: الالتزام التام بسياسات الأمن السيبراني، وأنظمة العمل، والإجراءات التنظيمية الخاصة بالوحدة التنظيمية أو الوزارة، مع ضمان تطبيقها في جميع المهام المنوطة به.
• المهام الإضافية: تنفيذ أي مهام أخرى يكلف بها الرؤساء المباشرون، وفقًا لاحتياجات العمل وأولوياته، مع الحرص على تقديم الدعم الفاعل في جميع الأوقات.

المؤهلات والخبرة المطلوبة

للشاغر هذا، يتعين على المتقدم أن يحمل شهادة الدبلوم في إدارة الأعمال أو أي تخصص أكاديمي مرتبط بمجال العمل الإداري. كما يتطلب الأمر خبرة لا تقل عن سنتين في نفس المجال، مع إثبات القدرة على التعامل مع المهام الإدارية المعقدة بكفاءة ودقة. تفضل المهارات التنظيمية، والقدرة على التعامل مع الضغوط، والالتزام بالأنظمة الداخلية، من بين الصفات الأساسية التي تبحث عنها المؤسسة في المرشح الناجح.