سكرتير تنفيذي

وصف الوظيفة

نحن في شركة Unique Aspect located in الرياض، المملكة العربية السعودية، نبحث عن سكرتير تنفيذي متميز للانضمام إلى فريقنا الإداري. ستلعب دوراً حيوياً في دعم الإدارة العليا وضمان سير العمليات الإدارية بسلاسة وفعالية. إذا كنت تمتلك مهارات تنظيمية استثنائية، وقدرة على إدارة الوقت باحترافية، وترغب في العمل في بيئة ديناميكية، فإن هذه الفرصة تناسبك تماماً.

المسؤوليات الرئيسية

• دعم الإدارة العليا: تقديم الدعم الكامل للمديرين التنفيذيين من خلال إعداد التقارير والمستندات الإدارية، وتنظيم الجداول الزمنية، وإدارة الاتصالات الهاتفية والرسائل الإلكترونية باحترافية.
• إدارة الاجتماعات: تنظيم وتنسيق الاجتماعات الداخلية والخارجية، بما في ذلك إعداد جداول الأعمال، وتسجيل المحاضر، وتوثيق القرارات، ومتابعة تنفيذها.
• إدارة الوثائق والسجلات: الحفاظ على نظام تنظيمي فعال للوثائق الرسمية والسجلات الإدارية، وضمان حفظها وفقاً للسياسات الداخلية والمعايير القانونية المعمول بها.
• التنسيق مع الأقسام الأخرى: العمل كجسر اتصال بين الإدارة العليا والأقسام المختلفة داخل الشركة، وضمان تدفق المعلومات بسلاسة ودقة.
• إدارة الاتصالات: التعامل مع الاتصالات الهاتفية والرسائل الإلكترونية الواردة والصادرة، وضمان الردود في الوقت المناسب ودقة المعلومات المقدمة.
• إعداد التقارير الإدارية: إعداد التقارير الدورية والمعلومات الإدارية اللازمة لاتخاذ القرارات الاستراتيجية، بما في ذلك تحليل البيانات وتقديمها بشكل واضح وموجز.
• تنظيم الرحلات والسفر: إدارة وتنسيق رحلات العمل المحلية والدولية للمديرين التنفيذيين، بما في ذلك حجز التذاكر، وترتيب الإقامة، وإعداد الوثائق اللازمة.
• إدارة العلاقات العامة: تمثيل الشركة في بعض المناسبات الرسمية، وضمان تقديم صورة احترافية وداعمة للعلاقات الخارجية.

المؤهلات والخبرات المطلوبة

• التعليم: شهادة جامعية في الإدارة أو الإدارة العامة أو أي مجال ذو صلة. شهادة في السكرتارية أو الدورات التدريبية ذات الصلة تعتبر ميزة إضافية.
• الخبرة: خبرة لا تقل عن 3 سنوات في منصب سكرتير تنفيذي أو ما يعادله في بيئة عمل مماثلة. خبرة سابقة في قطاع الشركات أو المؤسسات الكبيرة تعتبر ميزة.
• المهارات التقنية:
  • إتقان استخدام برامج Microsoft Office، وخاصة Word وExcel وPowerPoint.
  • إلمام بأنظمة إدارة الوثائق والسجلات الإلكترونية.
  • قدرة على استخدام أدوات إدارة الجداول الزمنية والتخطيط مثل Outlook وGoogle Calendar.
• المهارات الشخصية:
  • مهارات اتصال كتابية وشفهية ممتازة باللغة العربية واللغة الإنجليزية.
  • قدرة على العمل تحت الضغط وإدارة الأولويات بفعالية.
  • مهارات تنظيمية قوية وقدرة على التعامل مع المعلومات السرية باحترافية.
  • القدرة على العمل بشكل مستقل وضمن فريق، مع الالتزام بالمواعيد النهائية.
• الصفات الشخصية:
  • الاهتمام بالتفاصيل والدقة في العمل.
  • المرونة والتكيف مع المتغيرات في بيئة العمل.
  • القدرة على الحفاظ على السرية والمصداقية في جميع الأوقات.

المزايا والعروض

نقدم لحامل هذا المنصب بيئة عمل محفزة وداعمة، بالإضافة إلى مزايا تنافسية تشمل:

• راتب تنافسي وفقاً للخبرة والمؤهلات.
• فرص تطوير مهني من خلال برامج التدريب والدورات المتخصصة.
• بيئة عمل آمنة وصحية وفقاً للمعايير الدولية.
• مزايا اجتماعية مثل التأمين الصحي وتأمين الحياة.
• فرص للتفاعل مع فريق عمل متكامل وديناميكي.

إذا كنت تمتلك المهارات والخبرة المطلوبة وترغب في المساهمة في نجاح شركة Unique Aspect، فنحن ندعوك للانضمام إلينا. نبحث عن شخص قادر على تحمل المسؤوليات الكبيرة ويتطلع إلى تحديات جديدة في بيئة عمل محترمة وداعمة.