سكرتيرة

وصف الوظيفة

نحن نبحث عن سكرتيرة مؤهلة وذات خبرة للعمل في بيئة عمل ديناميكية ومهنية في مقر الشركة الكائن في الدمام، المملكة العربية السعودية. ستعمل السكرتيرة كعمود فقري لفريق الإدارة، حيث ستساهم في تنظيم العمليات الإدارية وضمان سير العمل بسلاسة وفعالية. تتطلب هذه الوظيفة من المرشح أن يتمتع بمهارات تنظيمية ممتازة، واهتماماً دقيقاً بالتفاصيل، وقدرة على التعامل مع المهام المتعددة بكفاءة.

المسؤوليات الرئيسية

• الإدارة الإدارية: إعداد وتوثيق المراسلات الرسمية والداخلية، وتنظيم الملفات والوثائق الإدارية، وضمان حفظها بطريقة منظمة وسهلة الوصول.
• تنظيم الاجتماعات: جدولة وتنسيق الاجتماعات الداخلية والخارجية، وإعداد جداول الأعمال، وتسجيل محاضر الاجتماعات بدقة، ومتابعة تنفيذ القرارات المتخذة.
• دعم الإدارة: تقديم الدعم الإداري لفريق الإدارة من خلال إعداد التقارير الدورية، وإعداد العروض التقديمية، وإدارة الاتصالات الهاتفية والبريد الإلكتروني بكفاءة.
• إدارة الاتصالات: استقبال واستجابة جميع الاتصالات الواردة، سواء كانت هاتفية أو إلكترونية أو ورقية، وضمان توجيهها إلى الجهات المعنية في الوقت المناسب.
• تنظيم الرحلات: ترتيب وتنسيق الرحلات الداخلية والخارجية لفريق الإدارة، بما في ذلك حجز التذاكر والإقامة، وإعداد الجداول الزمنية اللازمة.
• إدارة السجلات: الحفاظ على سجلات الشركة، بما في ذلك العقود، والسجلات المالية، والسجلات القانونية، وضمان تحديثها بانتظام وفقاً للأنظمة المعمول بها.
• تنسيق الفعاليات: المساهمة في تنظيم الفعاليات الداخلية والخارجية، مثل المؤتمرات، والاجتماعات، والحفلات، وضمان تنفيذها بسلاسة.
• إعداد الوثائق القانونية: إعداد العقود والاتفاقيات، ومراجعة الوثائق القانونية، وضمان مطابقتها للمعايير القانونية والإدارية.
• إدارة المستودعات: الإشراف على مستودعات الشركة، وضمان جودة حفظ المواد المكتبية والإمدادات، وإعداد تقارير الجرد بانتظام.
• المساهمة في تحسين العمليات: تقديم المقترحات لتحسين العمليات الإدارية، واقتراح حلول مبتكرة لزيادة الكفاءة والإنتاجية في بيئة العمل.

المؤهلات والخبرات المطلوبة

• التعليم: شهادة دبلوم في الإدارة أو السكرتارية، أو ما يعادلها من المؤهلات الأكاديمية.
• الخبرة: خبرة لا تقل عن ٣ سنوات في مجال السكرتارية أو الدعم الإداري، ويفضل أن تكون في بيئة عمل مماثلة.
• المهارات اللغوية: إجادة اللغة العربية واللغة الإنجليزية كتابةً وتحدثاً، مع القدرة على التواصل بفعالية مع الأطراف الداخلية والخارجية.
• المهارات التقنية: إتقان استخدام الحزم المكتبية (Microsoft Office) بجميع تطبيقاتها، بما في ذلك Word وExcel وPowerPoint، بالإضافة إلى إلمام بأساسيات إدارة قواعد البيانات.
• المهارات الشخصية: القدرة على العمل تحت الضغط، واهتماماً دقيقاً بالتفاصيل، ومهارات تنظيمية ممتازة، وقدرة على التعامل مع المهام المتعددة بكفاءة.
• الشخصية: الالتزام بالمواعيد، والقدرة على العمل ضمن فريق، والاهتمام بسرية المعلومات، والقدرة على التكيف مع بيئات العمل المتغيرة.

المزايا والعروض

نقدم لسكرتيرتنا الناجحة بيئة عمل محفزة ومميزة، تشمل:

• راتب تنافسي وفقاً للخبرة والمؤهلات.
• حزمة مزايا شاملة تشمل التأمين الصحي، والإجازات المدفوعة، ومكافآت نهاية الخدمة.
• فرص تطوير مهني من خلال الدورات التدريبية وورش العمل.
• بيئة عمل آمنة ومريحة تدعم النمو المهني والشخصي.
• فرص المشاركة في الفعاليات الاجتماعية والثقافية التي تنظمها الشركة.

معلومات إضافية

هذه الوظيفة متاحة للعمل في مقر الشركة الكائن في الدمام، المملكة العربية السعودية، ويتطلب الحضور الشخصي يومياً. نرحب بتقديم الطلبات من قبل المرشحين الذين يستوفون المتطلبات المذكورة أعلاه، والذين يمتلكون الدافع والرغبة في المساهمة في نجاح الشركة من خلال أداء مهامهم بكفاءة وفعالية.