سكرتير

نظرة عامة على الشركة

تعد مجموعة الإدارة الذكية من أبرز المجموعات السعودية المتخصصة في تقديم خدمات الإدارة والمساندة الإدارية للمنشآت المختلفة، حيث تأسست في عام 2022م بهدف تعزيز كفاءة العمليات الإدارية عبر حلول مبتكرة ومتكاملة. مع التزامها بالتميز والابتكار، تسعى المجموعة إلى بناء فريق عمل متميز قادر على دعم بيئة عمل فعالة ومهنية.

ملخص الوظيفة

نحن نبحث عن **سكرتير/ة** ذو خبرة ومهارات متميزة للانضمام إلى فريقنا المتنامي، حيث ستكون منصة دعم حيوية لضمان سير العمليات الإدارية بسلاسة وتفعيل التواصل الفعال بين الإدارة والعملاء والزملاء. ستتمتع الفرصة للعمل في بيئة ديناميكية ومبتكرة، حيث ستساهم في تعزيز جودة الخدمات المقدمة من خلال تنظيم الأعمال اليومية وتوفير الدعم اللازم للقيادة الإدارية.

المسؤوليات الرئيسية

• إدارة العمليات الإدارية: تنظيم جداول المواعيد وتخطيط الاجتماعات والمؤتمرات، بما في ذلك التنسيق مع الأطراف المختلفة لضمان تنفيذها بكفاءة.
• التواصل المهني: استقبال المكالمات وإدارة البريد الإلكتروني، بالإضافة إلى الرد على استفسارات العملاء والزملاء بطريقة مهنية ودقيقة.
• إدارة المستندات: إعداد وتوثيق الوثائق والإدخالات الإدارية، بالإضافة إلى تنظيم ملفات المكتب وتحديثها بشكل دوري.
• تنسيق الفعاليات: تنظيم رحلات العمل وخطط الاجتماعات والفعاليات الداخلية، بما في ذلك التنسيق مع مقدمي الخدمات الخارجية.
• دعم الموارد البشرية: تقديم الدعم الإداري لقسم الموارد البشرية في المهام اليومية، مثل إدارة البيانات الشخصية وتحديث السجلات.
• السرية والامتثال: الحفاظ على سرية المعلومات الحساسة والالتزام بسياسات الشركة وقوانين الخصوصية.

المؤهلات المطلوبة

• خبرة مهنية مدتها **3 إلى 5 سنوات** في مجال الدعم الإداري أو السكرتارية، مع سجل ثابت في بيئات عمل متطلبة.
• إجادة عالية في استخدام **برامج المكتب** مثل Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) و**برامج إدارة البيانات** مثل Google Workspace أو نظام إدارة المستندات.
• مهارات تنظيمية متقدمة، مع القدرة على إدارة الأولويات والتعامل مع ضغوط العمل دون التأثير على جودة الأداء.
• قدرة على التواصل بفعالية سواء عبر **الكلام أو الكتابة** باللغة العربية والإنجليزية، حيث تعتبر الأخيرة ميزة إضافية.
• روح الفريق والعمل الجماعي، بالإضافة إلى القدرة على العمل بشكل مستقل وتولي المبادرة عند الحاجة.

المؤهلات المفضلة

• خبرة في بيئة عمل **سريعة الإيقاع** تتطلب مرونة عالية وقدرة على التكيف مع التغييرات المفاجئة.
• فهم عميق لأسس **إدارة البيانات والملفات الإلكترونية**، بما في ذلك استخدام قواعد البيانات والتوثيق الرقمي.
• معرفة متقدمة بإجراءات تنظيم الاجتماعات والتوثيق الإداري، بما في ذلك إعداد التقارير والوثائق الرسمية.
• قدرة على استخدام **أدوات إدارة المشاريع** مثل Trello أو Asana، أو برامج التنسيق مثل Zoom/MS Teams.

المهارات والكفاءات المطلوبة

• **التفاصيل الدقيقة:** القدرة على إدارة تفاصيل العمل مع دقة عالية، مما يضمن عدم وجود أخطاء في الوثائق أو المواعيد.
• **التواصل الفعال:** بناء علاقات مهنية قوية مع الزملاء والعملاء من خلال التواصل الواضح والمهني.
• **استخدام التكنولوجيا:** إتقان استخدام **برامج إدارة المستندات والبريد الإلكتروني** و**أدوات التنسيق الرقمي** بكفاءة.
• **العمل المتعدد المهام:** القدرة على تنسيق مهام متعددة في نفس الوقت دون التأثير على جودة الأداء.
• **الاستقلالية:** العمل بكفاءة في بيئات غير موجهة، مع القدرة على اتخاذ قرارات سريعة عند الحاجة.

التعليم والشهادات

• مؤهل جامعي **بكالوريوس** كحد أدنى، ويفضل تخصص في **الإدارة أو السكرتارية أو العلوم الإدارية**.
• شهادات إضافية في **إدارة المكاتب أو الدعم الإداري** تعتبر ميزة كبيرة، خاصة تلك التي تركز على إدارة البيانات أو التواصل المهني.
• أي دورات تدريبية في **التكنولوجيا الإدارية أو إدارة الوقت** ستُعتبر إضافة قيمة لملف المرشح.

تقدم مجموعة الإدارة الذكية بيئة عمل متكاملة ومحفزة، حيث ستتمكن من تطوير مهاراتك في مجال الدعم الإداري ضمن فريق متخصص ومتطور. إذا كنت تبحث عن تحديات مهنية ومكانة عمل ذات قيمة، فإن هذا الدور هو الفرصة المثالية لك.