Document Control

وصف الوظيفة

تسعى شركة رام العربية للمقاولات العامة إلى استقطاب كفاءات مؤهلة للانضمام إلى فريقها ضمن منصب مسؤول مراقبة الوثائق (Document Controller)، وذلك للعمل في مقر الشركة بمدينة الرياض. يتمتع هذا الدور بأهمية حيوية في ضمان تنظيم وحفظ جميع الوثائق والمستندات المتعلقة بالمشاريع، وضمان تدفقها السلس بين الإدارات وأطراف المشروع المختلفة، مما يساهم في تعزيز كفاءة العمليات وامتثالها للمعايير التنظيمية.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

• إدارة الوثائق والمستندات: تنظيم وحفظ جميع الوثائق الرسمية والمستندات الفنية المتعلقة بالمشاريع، بما في ذلك العقود، الرسومات، التقارير، والمراسلات، مع ضمان حفظ النسخ المعتمدة وفقًا للإجراءات المعتمدة.
• متابعة دورة المستندات: الإشراف على عمليات إصدار واستلام وتوزيع الوثائق بين الإدارات الداخلية وأطراف المشروع الخارجية، مثل الاستشاريين والمقاولين، لضمان وصول المعلومات الصحيحة في الوقت المناسب.
• تحديث السجلات وضمان الامتثال: الحفاظ على سجلات دقيقة وحديثة لجميع المستندات، بما في ذلك تسجيل التغييرات والتحديثات، والتأكد من التزام جميع الأطراف بسياسات إدارة الوثائق المعمول بها داخل الشركة والمشاريع.
• إدارة المراسلات الرسمية: تنظيم ومراقبة جميع المراسلات الرسمية المتعلقة بالمشاريع، بما في ذلك الرسائل الإلكترونية والخطابات، وضمان تسجيلها بشكل صحيح في أنظمة إدارة الوثائق.
• إعداد التقارير الدورية: إعداد تقارير منتظمة حول حالة المستندات والمراسلات، بما في ذلك تقارير عن الوثائق المنقضية أو التي تتطلب متابعة فورية، وتقديمها إلى الإدارة العليا لاتخاذ القرارات المناسبة.
• التنسيق مع فرق المشروع: العمل بشكل وثيق مع فرق المشاريع والاستشاريين والمقاولين لتنسيق عمليات إصدار الوثائق، حل أي مشكلات تتعلق بتدفق المعلومات، وضمان التزام جميع الأطراف بالإجراءات المعمول بها.
• استخدام أنظمة إدارة الوثائق: التعامل مع أنظمة إدارة الوثائق (DMS) وبرامج إدارة الموارد المؤسسية (ERP) لتسجيل ومتابعة البيانات والوثائق، وضمان تحديثها بشكل دوري ودقيق.
• ضمان جودة الوثائق: مراجعة الوثائق للتأكد من اكتمالها ودقتها قبل توزيعها، والتحقق من مطابقتها للمعايير القانونية والتنظيمية المعمول بها.

المؤهلات والخبرات المطلوبة

• الخبرة العملية: لا تقل عن **3 سنوات** في مجال مراقبة وإدارة الوثائق، مع تفضيل الخبرات السابقة في بيئات عمل مماثلة مثل شركات المقاولات أو المشاريع الإنشائية.
• الخبرة التقنية: خبرة عملية في التعامل مع أنظمة إدارة الموارد المؤسسية (ERP) وبرامج إدارة الوثائق، بالإضافة إلى القدرة على إدخال البيانات ومتابعتها بكفاءة.
• إدارة دورة المستندات: خبرة في إدارة دورة حياة الوثائق والمراسلات الرسمية للمشاريع، بما في ذلك إصدارها، توزيعها، أرشفتها، واسترجاعها عند الحاجة.
• أرشفة الوثائق: معرفة متقدمة بإجراءات حفظ وأرشفة الوثائق الإلكترونية والورقية، بما في ذلك استخدام أنظمة الأرشفة الإلكترونية (EDMS) وضمان سلامة البيانات.

المهارات والكفاءات اللازمة

• الكفاءة التقنية: إجادة استخدام أنظمة وبرامج ERP، بالإضافة إلى إتقان برامج Microsoft Office، خاصة Word وExcel وOutlook، لإعداد التقارير وجداول البيانات وإدارة البريد الإلكتروني.
• مهارات التنظيم والإدارة: القدرة على تنظيم وإدارة كميات كبيرة من الوثائق والبيانات بكفاءة، مع التركيز على الدقة والانتباه إلى التفاصيل لضمان عدم فقدان أي معلومات حيوية.
• مهارات إعداد التقارير: القدرة على إعداد تقارير متابعة دقيقة وحديثة حول حالة الوثائق، بما في ذلك تحليل البيانات واستخلاص النتائج اللازمة لدعم اتخاذ القرار.
• مهارات التواصل والتنسيق: مهارات تواصل قوية مع مختلف الإدارات وفرق المشاريع، بما في ذلك القدرة على شرح الإجراءات المعقدة بوضوح وضمان فهم جميع الأطراف للمسؤوليات الموكلة إليهم.
• إدارة الوقت وضغوط العمل: القدرة على إدارة الوقت بفعالية والعمل تحت ضغوط الوقت، مع القدرة على التعامل مع المهام المتعددة والمواعيد النهائية الصارمة.
• اللغة الإنجليزية: إجادة اللغة الإنجليزية تحدثًا وكتابة، مع القدرة على قراءة وفهم الوثائق الفنية والمستندات القانونية بلغتها الأصلية.
• العمل الجماعي والالتزام: القدرة على العمل بشكل فعال ضمن فريق متعدد التخصصات، مع الالتزام بسياسات وإجراءات الشركة وضمان تطبيقها في جميع الأوقات.