سكرتير تنفيذي

سكرتير تنفيذي – شركة العربية لأمّات الدواجن (أمات)

تقدم شركة العربية لأمّات الدواجن (أمات)، إحدى الشركات الرائدة في المملكة العربية السعودية، فرصة عمل مثيرة في منصب سكرتير تنفيذي ضمن فريقها المتخصص. تأسست أمات عام 1989م، وتتمتع بخبرة تمتد لأكثر من 35 عامًا في قطاع الدواجن، حيث تساهم في إنتاج بيض التفريخ والصيصان عمر يوم، مع الالتزام الدائم بتطبيق معايير جودة عالمية وأمن بيئي متقدم. تهدف الشركة إلى تعزيز كفاءتها البشرية وتطوير عملياتها لدعم استدامة أعمالها وتقديم خدمات متميزة لقطاع الدواجن في المملكة.

المهام والمسؤوليات

ستكون مسؤولياتك في هذا المنصب مركزية في دعم الإدارة العليا وتسهيل سير العمل داخل المنظمة من خلال:

• التواصل الفعّال: تلبية احتياجات الإدارة العليا والعملاء الداخليين والخارجيين من خلال التواصل الملموس والمهني، مع التأكد من نقل المعلومات بدقة وفعالية.
• تنسيق العمليات: العمل كقوة وصل بين المدير التنفيذي والإدارات المختلفة، مع متابعة تنفيذ المهام وتقديم الدعم اللازم للموظفين في مختلف الأقسام.
• إدارة الجداول: تنظيم جدول الأعمال الشخصي والمهني للمدير التنفيذي، بما في ذلك المواعيد الهامة والالتزامات اليومية، مع التأكد من عدم وجود تداخلات أو تأخيرات.
• التسجيل والإدارة: إنشاء وصيانة قواعد بيانات متعددة، بالإضافة إلى تنظيم نظام أرشفة شامل يشمل الوثائق الإلكترونية والورقية، لضمان سهولة الوصول إليها عند الحاجة.
• التحليل المالي: تتبع المصروفات الشخصية والمهنية للمدير التنفيذي، مع تنظيمها وتقديم تقارير دورية عن النفقات.
• التدوين والتوثيق: تدوين ملاحظات دقيقة وشاملة خلال الاجتماعات، مع إعداد تقارير شاملة عن القرارات والتوصيات المتبعة.
• المناسبات والفعاليات: تنظيم الفعاليات والاجتماعات الداخلية والخارجية، بما في ذلك التخطيط اللوجستي والتواصل مع المشاركين.
• المراسلات: إعداد وصياغة جميع أنواع المراسلات الرسمية، مثل رسائل البريد الإلكتروني والمذكرات والخطابات، مع التأكد من دقة المحتوى والالتزام بالمعايير المهنية.
• التحليل والتوزيع: قراءة وتحليل المذكرات والطلبات الواردة، وتوزيعها على الجهات المعنية بناءً على الأولويات والاحتياجات.
• التقارير والعروض: إعداد عروض تقديمية متكاملة وتقارير دورية لدعم اتخاذ القرارات الاستراتيجية.
• إدارة الوقت: مساعدة المدير التنفيذي في تنظيم الوقت اليومي، مع التركيز على الأولويات وتجنب التشتت.
• تنفيذ المهام: تنفيذ المهام والمشاريع الصغيرة والمتوسطة المطلوبة، مع التأكد من تحقيق الأهداف في المواعيد المحددة.
• إدارة السفر: تنظيم خطط السفر للمدير التنفيذي، بما في ذلك حجز الرحلات الجوية والإقامة، بالإضافة إلى التخطيط للأنشطة والوجبات ووسائل النقل.
• السرية والاحترافية: الالتزام بأخلاقيات العمل المهنية، مع حماية المعلومات السرية الخاصة بالشركة والمدير التنفيذي، وضمان عدم تسريب أي بيانات حساسة.

المؤهلات المطلوبة

للتقدم لهذا المنصب، يجب أن تتوفر لديك:

• التعليم: درجة بكالوريوس في تخصصات سكرتارية أو إدارة أو أي تخصص ذي صلة، مع التركيز على المهارات الإدارية والتنظيمية.

المهارات المطلوبة

بالإضافة إلى المؤهلات الأكاديمية، نبحث عن:

• القدرات اللغوية: إجادة اللغة العربية والإنجليزية بطلاقة، مع القدرة على التواصل بكفاءة في بيئة عمل متعددة الثقافات.
• المهارات التواصل: قدرات ممتازة في التواصل الشفهي والكتابي، مع القدرة على تقديم عروض تقديمية متكاملة وجذابة.
• الخبرة العملية: خبرة عملية ذات صلة في مجال الإدارة أو السكرتارية، مع فهم عميق لعملية العمل في بيئة تنظيمية.
• المهارات التقنية: إلمام قوي بالتكنولوجيا الحديثة، مع القدرة على استخدام تطبيقات الحاسب والويب والهاتف المحمول بكفاءة.
• الطباعة: إتقان فن الطباعة باللمس باللغتين العربية والإنجليزية، بحد أدنى 45 كلمة في الدقيقة، لضمان السرعة والدقة في العمل.
• برامج مكتبية: إتقان استخدام برامج Microsoft Outlook لجدولة المواعيد، PowerPoint لإعداد العروض، وExcel لتحليل البيانات.
• التنظيم: مستوى عالٍ من التنظيم مع مهارات قوية في إدارة الوقت، لضمان تحقيق الأهداف في المواعيد المحددة.
• العمل الجماعي: القدرة على العمل ضمن فريق، مع اهتمام كبير بالتفاصيل والتفاني في تنفيذ المهام.
• الرخصة: امتلاك رخصة قيادة سارية المفعول.
• السرية: الالتزام التام بحفظ الأسرار والمعلومات الحساسة، مع عدم تسريب أي بيانات خاصة بالشركة أو المدير التنفيذي.

إذا كنت تبحث عن بيئة عمل متنامية ومتطورة، وتتمتع بالمهارات اللازمة لدعم الإدارة العليا، فانتظرنا لتقديم طلبك عبر الرابط التالي:

رابط التوظيف على موقع ملاكايت