منسق أعمال (ادارة الامن والسلامة)

الهدف الوظيفي

ينضم منسق أعمال إدارة الأمن والسلامة إلى فريق الإدارة العليا بهدف تقديم دعم إداري وتنسيقي متكامل يضمن تحقيق الأهداف الإستراتيجية للإدارة. يعمل هذا الدور كحلقة وصل حيوية بين مكتب المدير العام للأمن والسلامة ومدراء المشاريع، ومدراء الأمن في المركز الرئيسي والمواقع، مما يضمن انسيابية التواصل الفعال، ومتابعة تنفيذ التوجيهات بدقة، وتنظيم التقارير الدورية التي تعكس الأداء وتحدد الأولويات. يساهم المنسق في تعزيز كفاءة الإدارة من خلال ضمان وصول التعليمات بوضوح، ومتابعة إنجازها في الوقت المحدد، وتنظيم الاجتماعات بكفاءة، وإدارة البيانات والتقارير بسرية تامة.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

تتضمن مسؤوليات منسق أعمال إدارة الأمن والسلامة مجموعة من المهام الحيوية التي تساهم في تحقيق الأهداف التنظيمية، وتشمل:

• الربط العملياتي والتنسيق:
  • حلقة الوصل الفعالة: العمل كجسر اتصال رئيسي بين مكتب المدير العام للأمن والسلامة ومدراء المشاريع ومدراء الأمن في جميع المواقع، لضمان وصول التعليمات والتوجيهات بوضوح ودون تأخير.
  • متابعة التوجيهات والتنفيذ: متابعة تنفيذ القرارات والتكليفات الصادرة عن المدير العام مع الجهات المعنية، والتأكد من إنجازها في المواعيد المحددة، مع إعداد تقارير دورية حول مدى التقدم.
  • إدارة الاجتماعات: تنظيم الاجتماعات الدورية والطارئة للمدير العام مع مدراء المشاريع، وإعداد أجندة الاجتماعات بدقة، وكتابة محاضر دقيقة، ومتابعة تنفيذ مخرجاتها، وضمان مشاركة جميع الأطراف المعنية.
• إدارة التقارير والبيانات:
  • تجميع ومراجعة التقارير: استلام التقارير الدورية المتعلقة بالأمن والسلامة والكوارث من مدراء المشاريع والأمن، ومراجعتها بدقة، وتلخيصها بشكل موجز وعرضها على المدير العام مع إبراز النقاط الرئيسية.
  • متابعة مؤشرات الأداء (KPIs): مراقبة مؤشرات الأداء للمشاريع المختلفة، وتحليل البيانات لتحديد الانحرافات أو التحديات التي تتطلب تدخل الإدارة العليا، وإعداد تقارير تحليلية دورية.
  • الأرشفة والتوثيق: إدارة نظام حفظ الوثائق الرسمية والخطابات والتقارير السرية الخاصة بالإدارة العامة للأمن والسلامة، وضمان حفظها بشكل آمن وسري، مع تسهيل الوصول إليها عند الحاجة.
• الدعم الإداري واللوجستي:
  • إدارة المراسلات الرسمية: صياغة الخطابات والمذكرات الرسمية الموجهة إلى مدراء المشاريع أو الجهات الخارجية، وضمان مطابقتها للسياسات والإجراءات المعتمدة.
  • تنسيق الزيارات الميدانية: ترتيب وتنسيق الجولات التفقدية للمدير العام للمواقع الصناعية والمشاريع، بالتعاون مع مدراء الأمن الميدانيين، وضمان توفير جميع المتطلبات اللوجستية اللازمة.
  • المتابعة الإدارية مع الإدارات الأخرى: التنسيق مع إدارات الموارد البشرية والمالية والمشتريات فيما يتعلق باحتياجات مدراء المشاريع والأمن، وضمان توفير الدعم اللازم في الوقت المناسب.
• إدارة التدفق البلاغي والطوارئ:
  • استقبال البلاغات العاجلة: استقبال البلاغات الهامة والمواقف الطارئة من مدراء الأمن، وتصعيدها فوراً إلى المدير العام وفق بروتوكول التواصل المعتمد، مع تقديم الدعم اللازم في إعداد الردود الفورية.
  • متابعة إغلاق الملاحظات الحرجة: التأكد من إغلاق الملاحظات الحرجة والشكاوى الواردة من المواقع، بالتنسيق مع مدير المشروع المختص، وضمان اتخاذ الإجراءات التصحيحية اللازمة.

المهارات والكفاءات المطلوبة

للنجاح في هذا الدور، يجب على منسق أعمال إدارة الأمن والسلامة أن يتمتع بمجموعة من المهارات والكفاءات الأساسية، تشمل:

• التواصل الاحترافي: القدرة على التواصل بشكل فعال مع مختلف المستويات الإدارية، سواء كتابياً أو شفهياً، باستخدام لغة رسمية ودقيقة، وضمان وضوح الرسائل وتبادلها بسلاسة.
• التنظيم وإدارة الوقت: القدرة على ترتيب الأولويات بكفاءة، والتعامل مع ملفات متعددة في وقت واحد، وضمان إنجاز المهام في المواعيد المحددة دون تأخير.
• السرية والأمانة: الالتزام الكامل بمعايير السرية المطلقة عند التعامل مع المعلومات الأمنية الحساسة والتقارير الخاصة، وضمان عدم تسريب أي معلومات خارج الإطار المخصص.
• المهارات التقنية: إجادة استخدام برامج مايكروسوفت أوفيس (Word, Excel, PowerPoint) بكفاءة، بالإضافة إلى المنصات الإلكترونية لإدارة المشاريع والتقارير، مع القدرة على تعلم واستخدام أدوات جديدة بسرعة.
• الحس الإداري والاستشراف: القدرة على استشراف التحديات المحتملة قبل وقوعها، وتنبيه مدراء المشاريع إلى المخاطر أو العقبات المحتملة، والمساهمة في وضع خطط استباقية لتفاديها.