مدير مكتب
الوصف الوظيفي
وصف الوظيفة: مدير مكتب
تسعى شركة نهاس القابضة، إحدى الشركات الرائدة في قطاعها والمتميزة في السوق السعودي، إلى تعيين مدير مكتب محترف وذو كفاءة عالية للعمل في مقر الشركة الرئيسي بمدينة الرياض، تحديداً في منطقة النرجس. إننا نبحث عن شخص قادر على إدارة العمليات اليومية للمكتب بكفاءة وفعالية، مع ضمان تقديم خدمات دعم إدارية متميزة لجميع الأقسام والإدارات داخل الشركة. يلعب مدير المكتب دوراً حيوياً في تعزيز بيئة عمل منظمة ومتكاملة، مما يساهم في تحقيق الأهداف الاستراتيجية للشركة من خلال دعم الإدارة العليا وفريق العمل بشكل عام.
المسؤوليات الرئيسية:
- الإدارة التشغيلية للمكتب: الإشراف على جميع العمليات اليومية للمكتب، بما في ذلك استقبال الزوار، وتنظيم الاجتماعات، وإدارة الاتصالات الداخلية والخارجية، وضمان سير العمل بسلاسة ودون انقطاع.
- تنظيم وإدارة السجلات والمستندات: الحفاظ على نظام تنظيمي فعال للسجلات والمستندات الإدارية، بما في ذلك الملفات الورقية والإلكترونية، وضمان الامتثال للأنظمة والسياسات الداخلية والخارجية.
- تنسيق الاجتماعات والفعاليات: تنظيم وترتيب جميع الاجتماعات الداخلية والخارجية، بما في ذلك إعداد الجداول الزمنية، وحجز القاعات، وإعداد الوثائق اللازمة، وضمان حضور جميع الأطراف المعنية في الوقت المحدد.
- الإشراف على الموارد البشرية للمكتب: إدارة فريق العمل المساعد في المكتب، بما في ذلك استقبال الزوار، والموظفين، وضمان تقديم خدمة عملاء متميزة وفقاً لمعايير الشركة.
- دعم الإدارة العليا: تقديم الدعم الإداري والفني للإدارة العليا، بما في ذلك إعداد التقارير الإدارية، وتنسيق الاتصالات مع الجهات الخارجية، وضمان تنفيذ التعليمات والمهام الموكلة بشكل دقيق وفعال.
- إدارة المشتريات والموارد اللوجستية: الإشراف على عمليات الشراء اللازمة للمكتب، بما في ذلك تجهيزات المكاتب، والمواد الاستهلاكية، وضمان توفرها في الوقت المناسب وبالجودة المطلوبة.
- ضمان الامتثال للقوانين والأنظمة: التأكد من التزام جميع العمليات الإدارية بالقوانين المحلية والدولية المعمول بها، بالإضافة إلى السياسات الداخلية للشركة، وتقديم التقارير اللازمة عند الحاجة.
- تحسين العمليات الإدارية: تقييم العمليات الإدارية الحالية واقتراح تحسينات لزيادة الكفاءة والفعالية، بما في ذلك تبني التقنيات الحديثة في إدارة المكاتب.
- إدارة العلاقات العامة: تمثيل الشركة في العلاقات العامة مع الجهات الخارجية، بما في ذلك العملاء، والموردين، والشركاء التجاريين، وضمان الحفاظ على صورة إيجابية للشركة.
- التطوير المهني المستمر: الحرص على تطوير المهارات الإدارية واللغوية، والمشاركة في الدورات التدريبية وورش العمل ذات الصلة لتعزيز الكفاءة المهنية والمساهمة في تحقيق أهداف الشركة.
المؤهلات والخبرات المطلوبة:
- التعليم: الحصول على درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، أو الإدارة العامة، أو أي تخصص ذي صلة. تفضل الشركة holders شهادة الماجستير في الإدارة أو الإدارة العامة.
- الخبرة العملية: لا تقل عن 5 سنوات في مجال إدارة المكاتب أو الإدارة الإدارية، مع خبرة لا تقل عن 2 سنة في منصب إداري مشابه. تفضل الشركة خبرة سابقة في بيئة عمل مشابهة لقطاع الأعمال أو الشركات القابضة.
- المهارات الشخصية:
- القدرة على التنظيم وإدارة الوقت بفعالية.
- مهارات اتصال قوية، سواء الشفوية أو الكتابية، باللغة العربية واللغة الإنجليزية.
- القدرة على العمل تحت الضغط وحل المشكلات بفعالية.
- الاهتمام بالتفاصيل والدقة في العمل.
- القدرة على العمل ضمن فريق وتعزيز بيئة عمل تعاونية.
- المرونة والتكيف مع المتغيرات في بيئة العمل.
- المهارات التقنية:
- إتقان استخدام الحزم المكتبية (Microsoft Office) بجميع برامجها، بما في ذلك Word وExcel وPowerPoint.
- القدرة على استخدام أنظمة إدارة المكاتب الإلكترونية (ERP) أو أي أنظمة مشابهة.
- الخبرة في إدارة قواعد البيانات وإعداد التقارير الإدارية.
- الشخصية والسلوك:
- الالتزام بأخلاقيات العمل المهنية والسلوكيات الأخلاقية.
- القدرة على الحفاظ على السرية التامة للمعلومات الحساسة.
- الاهتمام بتقديم خدمة عملاء متميزة.
- القدرة على تمثيل الشركة بصورة إيجابية أمام جميع الأطراف.
المزايا والعروض المقدمة:
تقدم شركة نهاس القابضة حزمة مزايا تنافسية تشمل:
- راتب تنافسي يتناسب مع الخبرة والمؤهلات.
- مزايا تأمينية شاملة تشمل التأمين الطبي والصحي.
- إجازات سنوية مدفوعة الأجر وفقاً للسياسات الداخلية للشركة.
- فرص تطوير مهني من خلال الدورات التدريبية وورش العمل.
- بيئة عمل محفزة وداعمة تشجع على الإبداع والتفكير الاستراتيجي.
- فرص للتقدم الوظيفي والنمو داخل الشركة.
- مزايا إضافية تشمل برامج تحفيزية ومكافآت سنوية.
لمحة عن شركة نهاس القابضة:
شركة نهاس القابضة هي إحدى الشركات الرائدة في السوق السعودي، تتميز بقطاعها الحيوي ومساهمتها الفعالة في تعزيز الاقتصاد المحلي. تلتزم الشركة بتقديم خدمات عالية الجودة وتتبنى أحدث التقنيات في إدارة أعمالها، كما تركز على تطوير رأس المال البشري وتعزيز بيئة عمل مستدامة. إننا نؤمن بأن نجاحنا يعتمد على فريق عمل متكامل وذو كفاءة عالية، ولهذا نبحث دائماً عن أفضل المواهب للانضمام إلينا والمساهمة في تحقيق رؤيتنا الطموحة.
يمكن أن يرتكب الذكاء الاصطناعي أخطاءً.